Przejście z pełnej księgowości na ryczałt: kiedy to się opłaca?

W określonych przypadkach polskie prawo podatkowe umożliwia przedsiębiorcy skorzystanie z kilku form rozliczania podatku dochodowego. Jedną z nich jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Ta jedna z prostszych form opodatkowania może być opłacalna, jednak jak w większości przypadków związanych z księgowością — nie można generalizować. Kiedy przejście z pełnej księgowości na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest opłacalne?

Czym dokładnie jest ryczałt?

Przed rozpoczęciem rozpatrywania sytuacji, kiedy ryczałt jest opłacalny, warto najpierw poznać pełną definicję pojęcia – zadać sobie pytanie, co to jest ryczałt? Ryczałt  jest jedną z form opodatkowania działalności gospodarczej. W tym wypadku podstawą opodatkowania jest przychód przedsiębiorcy. Najważniejszą cechą charakterystyczną tej formy opodatkowania, jest fakt, że przedsiębiorca rozliczający się ryczałtowo, nie może odliczać od swojego dochodu kosztów. 

Opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, jak wskazuje sama nazwa, jest stała, jednak w zależności od tego, jaką działalność wykonuje przedsiębiorca, wysokość procentowa stawki jest różna. Mowa tu aż o dziesięciu możliwościach 2%,3%, 5,5%, 8,5%, a także 10%, 12%, 12,5%, 14%,15%, 17%. Wysokość stawki określana jest przed charakter prowadzonej działalności, a przedsiębiorcy, którzy prowadzą bardzo zróżnicowaną działalność, zajmujący się różnymi gałęziami biznesu, mogą opłacać ryczałt nawet w kilku, ze wskazanych stawek. 

Wskazane poniżej typy działalności objęte poszczególną wysokością ryczałtu są przykładowe i nie wyczerpują puli wszystkich działalności. Szczegóły wyjaśniające możliwość wyboru formy opodatkowania ryczałtem, a także wskazanie poszczególnych  grup działalności podlegających określonym stawkom ryczałtu znajdują się w ustawie z  20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Stawka ryczałtu w wysokości 17%

W przypadku najwyższej stawki ryczałtu dotyczy ona przede wszystkim wolnych zawodów, takich jak agenci ubezpieczeniowi, notariusze, czy adwokaci. Stawka ryczałtu – 17% dotyczy także zawodów takich jak m.in.: lekarze, w tym także i stomatolodzy oraz lekarze weterynarii, tłumacze, osoby udzielające pomocy medycznej takie jak: pielęgniarki, położne oraz felczerzy – kiedy świadczą usługo dla osób fizycznych[1], technicy stomatologiczni, nauczyciele, którzy udzielają lekcji w przeliczeniu na godziny.

Ryczałt 15%

Stawka ryczałtu wysokości 15% dotyczy m.in. przedsiębiorców, którzy zajmują się usługami fotograficznymi, prowadzą badania rynku, prowadzą parkingi. Ryczałtem w tej wysokości objęci są także przedsiębiorcy pośredniczący w sprzedaży motocykli, hurtowej sprzedaży akcesoriów samochodowych oraz samych pojazdów, oraz także firmy, które zajmują się reprodukcją nośników informacji w wersji komputerowej.

Ryczałt — stawki 14%, 12,5%, 12% i 10%

Inżynierzy, architekci, czy osoby zajmujące się analizą techniczną są objęci ryczałtem w wysokości 14%. Wydawcy pakietów gier komputerowych, oprogramowania związanego z systemem, czy tego użytkowego opłacają 12% stawki ryczałtu. Ryczałt z najmu z kwoty powyżej 100 000 zł, wynosi 12,5%. Odpłatne zbywanie praw dotyczących nieruchomości, a także ich zakup prowadzony na własny rachunek objęty jest stawką równą 10%.

Ryczałt w wysokości: 8,5%, 5,5%,3% i 2%

Opodatkowanie w takiej wysokości obejmuje m.in. usługi gastronomiczne, w których odnotowuje się przychód ze sprzedaży napojów o zawartości alkoholu wyższym niż 1,5%, wytwórstwo z materiałów powierzonych, czy prowizje komisowe, a także działalność bibliotek, objęte są stawką 8,5%. Działalność wytwórcza, roboty budowlane, czy przewóz ładunków powyżej 2 ton, obejmuje stawka 5,5%. Usługi związane z handlem, rybacy morscy, czy działalność gastronomiczna,  poza tą, w której sprzedawane są napoje alkoholowe o zawartości alkoholu większej niż 1,5% objęte są stawką w wysokości 3%. Najniższa z możliwych stawek ryczałtu ewidencjonowanego – 2% dotyczy  sprzedaży produktów zwierzęcych, czy roślinnych.

Kto może zdecydować się na opodatkowanie ryczałtem?

Jak wspominano na początku „w określonych przypadkach polskie prawo umożliwia skorzystanie z kilku form rozliczania podatku dochodowego”, ponieważ nie zawsze mamy wybór. Jedną ze zmian, jakie wprowadził ustawodawca w 2023 roku, w przypadku najmu, który prowadzony jest nie jako działalność gospodarcza, czyli tzw. najem prywatny,  wynajmujący nieruchomość zobligowany jest do rozliczania dochodu z tytułu najmu w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. 

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne, czy spółki jawne gdzie wśród wspólników znajdują się jedynie osoby fizyczne, mogą wybrać jako formy opodatkowania ryczałt. Ważne jest także ograniczenie tego założenia, bowiem taką możliwość mają wymienione podmioty, jednak drugim warunkiem, jaki muszą spełnić, jest limit przychodów za poprzedni rok, który wynosi 2 miliony euro. Kwotę tę oblicza się biorąc pod uwagę kurs, który Narodowy Bank Polski wskazuje jako średni w dniu 1 października poprzedniego roku.

Co ważne, firma na ryczałcie nie może dotyczyć osób, które świadczą usługi dla pracodawcy, a także dla byłego pracodawcy. Osiąganie nawet części przychodów z prowadzenia apteki, czy te, których dotyczy okresowe zwolnienie z podatku dochodowego, czy ich choćby częściowe dochody osiągane są z zakupu walut –  w tych przypadkach  przejście na ryczałt nie jest możliwe.

Pełna księgowość vs ryczałt

Prowadzenie pełnej księgowości to skomplikowany proces – wiąże się nierozłącznie z prowadzeniem rozbudowanej dokumentacji. Notowanie wydarzeń w pełnej księgowości jest szczegółowe i wyczerpujące. Pełna księgowość to rozwiązanie pozwala na stworzenie pełnego i czytelnego obrazu danych ekonomicznych podmiotu, którego dotyczy. 

Rejestry pieniężne, które ukazują zmiany w składnikach majątku, jaki gromadzi przedsiębiorstwo, zestawienia obrotów, czy sald, to tylko kilka z przykładów elementów,  jakie zawiera pełna księgowość. 

Ryczałt za to jest prostą i nierozbudowaną formą opodatkowania. W tym przypadku przedsiębiorca odprowadza stałą, kwotę podatku od przychodu, nie pomniejszając jej o żadne koszty. Należy pamiętać także o tym, że decydując się na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, nie można skorzystać z wielu ulg podatkowych, czy rozliczania się wraz z małżonkiem. Tego typu forma rozliczania się nie wymaga za to prowadzenia wielu ewidencji. Opodatkowanie  ryczałtem, czyli  odprowadzanie stałej stawki podatkowej pozwala na lepsze planowanie związane z finansami.

Komu opłaca się przejście z pełnej księgowości na ryczałt?

Działalność gospodarcza ryczałtowa najbardziej opłaca się podmiotom, u których koszty prowadzenia działalności są relatywnie niskie. Wtedy niższa stawka podatkowa rekompensuje w pewien sposób brak możliwości odliczenia kosztów. Najczęściej w przypadku działalności, które wymagają wynajęcia lokalu z wysokim czynszem (np. w ścisłym centrum większego miasta), czy wiążą się z koniecznością ponoszenia dużych kosztów np. na paliwo, opodatkowanie ryczałtu nie jest dobrym wyborem ze względu na możliwość uwzględnienia poniesionych kosztów. 

Jeżeli jednak prowadzona działalność nie generuje wysokich kosztów, najczęściej zmiana formy opodatkowania na ryczałt okazuje się bardzo dobrym rozwiązaniem, które obniża koszty podatkowe. W przypadku firm stawiających na rozwój technologiczny, który najczęściej wiąże się z dużymi inwestycjami, kosztami, mimo niższej stawki podatkowej, praktycznie brak możliwości odliczenia poniesionych wydatków, może okazać się mniej opłacalny, niż możliwość skorzystania z możliwości ich odliczenia. Podjęcie trafnej decyzji w tym zakresie wymaga analizy danych dotyczącej działalności.

Co można odliczyć na ryczałcie – przeczytaj!

Ryczałt — wady i zalety

Wiele osób zadaje sobie pytanie: kiedy można przejść na ryczałt? Z tej formy opodatkowania można skorzystać, dopiero po zakończonym roku podatkowym. Nie bez znaczenia jest tu także dochód, jak już było wspomniane, nie może on przekroczyć 2 milionów euro. Ważny jest także fakt, że osoba, która prowadzi spółkę, jak i jednoosobową działalność ma naliczane osobno limity – nie sumują się.  

Do wad tej formy rozliczenia zaliczyć można brak możliwości skorzystania z ulg podatkowych np. z ulgi prorodzinnej (kiedy jednak przedsiębiorca pracuje także na etacie, wtedy otrzymuje możliwość skorzystania z tej ulgi z dochodów osiągniętych z umowy o pracę). Działalność gospodarcza na ryczałt, wyklucza także możliwość by przedsiębiorca mógł rozliczyć się ze współmałżonkiem. 

Największą z zalet ryczałtu jest niższa stawka podatku. Kiedy prowadzący firmę wybierze ryczałt, jako formę opodatkowania, nawet jeżeli okaże się, że jest jednak dla niego niekorzystna, w trakcie roku podatkowego, nie będzie mógł dokonać zmiany.

Jak przejść na ryczałt?

W przypadku przedsiębiorców zaczynających prowadzenie własnej działalności wybór tej formy opodatkowania należy zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego – w tym zakresie występuje rejonizacja. 

W przypadku osób, które prowadzą już działalność gospodarczą, to kiedy można przejść na ryczałt, ustalone jest tak samo, jak każda inna zmiana formy opodatkowania dla przedsiębiorców. Możliwość dokonania w tym zakresie zmian możliwa jest do 20 dnia miesiąca, w miesiącu kolejnym, po którym uzyskano pierwszy w danym roku kalendarzowym dochód, np. pierwszy dochód w 2024 roku uzyskano w marcu, więc do 20 kwietnia przedsiębiorca ma możliwość zmiany formy opodatkowania i wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. 

Jeżeli przedsiębiorca rozliczał się przy pomocy karty podatkowej, terminem zgłoszenia chęci dokonania zmian jest do 20 stycznia. Chęć rezygnacji z rozliczenia na zasadach karty podatkowej wymaga zgłoszenia do 20 stycznia  – w tym czasie podatnik składa oświadczenie o rezygnacji z karty podatkowej i wybiera inną formę opodatkowania. Oprócz konieczności zachowania terminu należy wypełnić formularz CEIDG – 1.

Zmiana formy opodatkowania na ryczałt a dokumentacja

Kiedy  charakter prowadzonej działalności odpowiada założonym w ustawie warunkom – działalność może być opodatkowana ryczałtem, warto rozważyć za i przeciw tego, która z form opodatkowania, może przełożyć się na większy dochód. 

Rozliczanie ryczałtu wymaga prowadzenia wykazu środków trwałych, a także wykazu wartości prawnych oraz niematerialnych. Dokumentacja, jaką należy prowadzić w przypadku wyboru tej formy opodatkowania, zaliczana jest do jednej z najmniej uciążliwych. 

Ryczałt od 2025 roku będzie wymagał elektronicznego przesyłania dokumentacji przez przedsiębiorcę, uwzględniającą wykaz środków trwałych oraz ewidencję przychodów – oba dokumenty będą musiały być  sporządzone elektronicznie, w programie komputerowym. 

Będąc na ryczałcie należy pamiętać o konieczności złożenia do końca stycznia następnego roku kalendarzowego formularza PIT-28 do urzędu skarbowego, za rok poprzedzający. Co ważne, obowiązek ten ciąży także na przedsiębiorcy, który w danym roku kalendarzowym nie osiągnął przychodu.

Ryczałtowiec a vat

Kiedy vat na ryczałcie? Konieczność odprowadzania podatku VAT ciąży na każdym przedsiębiorcy, który przekroczy limit obrotów 200 000 zł rocznie. Ryczałt a vat to dwa różne podatki, konieczność ich opłacenia może występować w jednym przedsiębiorstwie, jednak nie jest to regułą.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie wyboru formy opodatkowania — skontaktuj się z Twoja Księgowa! Pomożemy Ci wybrać odpowiednią formę opodatkowania. 

[1] https://www.sejm.gov.pl/sejm7.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=539AB98F, odczyt z dn. 15.12.2023.