Czym jest inwentaryzacja? Jakie są etapy inwentaryzacji, metody inwentaryzacji i jej cele?

Prawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji są kluczowym warunkiem do sporządzenia sprawozdania finansowego, które będzie przedstawiać rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej danej jednostki. Inwentaryzacja to proces rozumiany jako ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu składników majątku na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu stanu faktycznego składników majątku oraz wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem stwierdzonym po przeliczeniu a stanem, który wynika z ksiąg rachunkowych.

Metody inwentaryzacji

Zgodnie z art. 26 ust. 1 Ustawy o Rachunkowości, przedsiębiorstwa mają obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji, aby zapewnić zgodność między stanem faktycznym a zapisami księgowymi.

Proces inwentaryzacji jest istotny w celu prawidłowego przedstawienia majątku firmy, a także weryfikacji jej zasobów, co ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego sporządzania sprawozdań finansowych.

Ustawa przewiduje trzy podstawowe metody inwentaryzacyjne. Wybór jest zależny od charakteru firmy, jej zasobów oraz specyfiki działalności.

1. Metoda inwentaryzacji — spis natury

Spis z natury – który obejmuje składniki aktywów, znajdujące się w jednostce lub poza nią, mające postać fizyczną. 

Inwentaryzację tą metodą można zastosować w odniesieniu do:

  1. inwentaryzacji aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
  2. inwentaryzacji papierów wartościowych,
  3. inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów obrotowych,
  4. inwentaryzacji środków trwałych, z wyłączeniem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony,
  5. inwentaryzacji maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

Inwentaryzacja drogą spisu z natury dotyczy składników, które możemy zmierzyć lub policzyć. Głównym celem inwentaryzacji zapasów jest:

  • ustalenie faktycznego stanu zapasów objętych oraz nieobjętych bieżącą ewidencją księgową (art. 17 ust. 2 pkt 4 UoR), co ma wpływ na sprawozdanie finansowe oraz wynik finansowy,
  • ocena zgodności stanów rzeczywistych zapasów z widniejącymi w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic np.: niedobory, szkody, nadwyżki,
  • wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie,
  • ocena stanu jakościowego i gospodarczej przydatności zapasów,
  • przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce zapasami.

Zarówno przepisy prawa bilansowego, jak i prawa podatkowego uznają tę metodę za najważniejszą i zarazem podstawową. Co za tym idzie, jest ona najczęściej stosowaną metodą.

2. Metoda inwentaryzacji — potwierdzenie sald

Potwierdzenie sald – obejmuje stan (saldo) należności oraz zobowiązań. Inwentaryzacje drogą potwierdzenia sald z kontrahentem stosuje się m.in. do:

  1. aktywów finansowych, które zgromadzone są na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki,
  2. należności, pożyczki (z wyjątkiem spornych, wątpliwych i publicznoprawnych oraz rozrachunków z osobami fizycznymi, jeśli nie są jednostkami gospodarczymi i nie prowadzą ksiąg rachunkowych).

Metoda potwierdzenia sald polega na dwustronnym potwierdzeniu składników aktywów oraz pasywów pomiędzy kontrahentami, porównujemy stan wzajemnych należności i zobowiązań wynikających z ksiąg rachunkowych.

3. Metoda inwentaryzacji — porównanie danych w księgach rachunkowych z dokumentacją oraz weryfikacja realnej wartości wykazanych składników

Porównanie danych w księgach rachunkowych z dokumentacją oraz weryfikacja realnej wartości wykazanych składników – obejmuje składniki aktywów i pasywów, do których dostęp jest znacznie utrudniony, niedające się policzyć czy zmierzyć, bądź od których to działań ustawodawca zwalnia jednostki trwale lub na pewien czas. Inwentaryzacja drogą porównania danych w księgach rachunkowych stosowana jest w szczególności do: 

  1. gruntów i środków trudno dostępnych,
  2. należności spornych i wątpliwych,
  3. należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
  4. należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,
  5. kapitałów własnych i funduszy,
  6. rozliczeń międzyokresowych biernych i czynnych,
  7. rezerw,
  8. innych składników niewymienionych wyżej, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Powyższa metoda polega na porównywaniu stanu księgowego ujętego w ewidencji księgowej lub inwentarzowej z danymi w dokumentach źródłowych, rejestrach lub kartotekach operacyjnych. Stosowana jest w sytuacjach, gdy niemożliwym jest przeprowadzenie inwentaryzacji pozostałymi metodami albo w przypadku, gdy nie ma ustawowego obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji co roku. 

Terminy z uwzględnieniem metod inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów przedstawia poniższa tabela.

INWENTARYZACJA DROGĄ SPISU Z NATURY

Ostatni dzień każdego roku obrotowego 31.12 b.r.

–

aktywa pieniężne, czyli krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy (z wyjątkiem gromadzonych na rachunkach bankowych),

–

papiery wartościowe w postaci materialnej,

–

produkty w toku produkcji,

–

materiały, towary i produkty gotowe, których wartość odnosi się w koszty bezpośrednio na dzień zakupu lub w momencie ich wytworzenia.

Ostatni kwartał roku obrotowego od 1.10 b.r., do 15 dnia następnego roku

–

znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowe składniki aktywów obrotowych,

–

znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe — z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,

–

znajdujące się na terenie niestrzeżonym maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,

–

składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Należy pamiętać, aby o wynikach spisu powiadomić właścicieli tych składników.

Raz w roku (w dowolnym terminie)

–

zapasy towarów i materiałów (opakowań) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki,

–

zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.

Raz w ciągu dwóch lat (w dowolnym terminie)

–

znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów.

Raz w ciągu czterech lat (w dowolnym terminie)

–

nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

 Wyrażenie „w ciągu” określonego okresu oznacza możliwość przeprowadzenia jednorazowego spisu z natury na dowolny dzień tego okresu, jak również możliwość przeprowadzania częściowych spisów z natury poszczególnych grup asortymentów w taki sposób, aby inwentaryzacji podlegał w danym okresie cały zapas.

INWENTARYZACJA DROGĄ UZYSKANIA POTWIERDZENIA SALDA

Ostatni dzień każdego roku obrotowego 31.12 b.r.

–

aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki,

–

papiery wartościowe w formie zdematerializowanej.

Ostatni kwartał roku obrotowego od 1.10 b.r., do 15 dnia następnego roku

–

należności, w tym udzielone pożyczki (z wyjątkiem inwentaryzowanych w drodze weryfikacji),

–

powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

INWENTARYZACJA DROGĄ WERYFIKACJI

Ostatni dzień każdego roku obrotowego 31.12 b.r.

–

środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

–

grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego i spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego),

–

należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone,

–

należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

–

należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,

–

inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe. 

Potrzebujesz pomocy przy inwentaryzacji? Nie wiesz, jaką metodę inwentaryzacji wybrać? Umów się na rozmowę z biurem księgowym — oferujemy pomoc przy inwentaryzacjach. Posiadamy wieloletnie doświadczenie. Czekamy na Twój kontakt! 

Kto musi przeprowadzić inwentaryzację?

Oczywiście nie każdy przedsiębiorca zmuszony jest do przeprowadzania inwentaryzacji. Dokładnie precyzuje to zapis rozporządzenia Ministra Finansów z 2003 roku o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów. Właśnie prowadzenie takiej księgi warunkuje przeprowadzenie remanentu.

Kolejnym koniecznym warunkiem jest prowadzenie działalności, w której na aktywa firmy składają się towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze. W praktyce – wszystkie firmy handlujące i produkujące. Choć czasem zdarza się, że także firmy oferujące przede wszystkim usługi powinny przeprowadzić spis.

Na czym polega taka inwentaryzacja?

Firma w czasie produkcji niematerialnej może używać tak zwanych materiałów pomocniczych, które oddają swoje właściwości produktowi końcowemu. Wtedy także wymagana jest inwentaryzacja, choć oczywiście jest ona przeprowadzana w zawężonym zakresie dotyczącym jedynie tych materiałów.

Jaka jest kara za brak inwentaryzacji?

Odpowiedzialność za nieprzeprowadzenie inwentaryzacji w terminie lub w ogóle zaniechanie takiego obowiązku wynika wprost z zapisów Kodeksu Karnego Skarbowego.

Czytamy tam o karze grzywny nawet do 240 stawek dziennych, jeśli ktoś nierzetelnie prowadzi księgę wieczystą. Warto więc zadać sobie pytanie nie, czy przeprowadzać spis, ale na czym polega inwentaryzacja i jak zrobić ją rzetelnie. Właściwa odpowiedź pozwoli w spokoju prowadzić działalność nie narażając się na zbędne koszty.

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy inwentaryzacji w firmie — skontaktuj się z Twoja Księgowa. Pomożemy Ci z każdym szczegółem inwentaryzacji w firmie!