Nieopłacenie składek ZUS i podatku w terminie — jakie są konsekwencje?

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest dokonywanie wpłat z tytułu składek ZUS w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami. Niewywiązanie się z tego obowiązku niesie ze sobą konsekwencje. Kiedy konieczne jest zapłacenie odsetek? Kiedy nie jesteś dłużnikiem ZUS-u mimo niedopłaty? 

Spóźnienie a zaległość w przypadku ZUS i podatków

Zaległość, jest bardzo szerokim pojęciem, w którym w odniesieniu do finansów zawierają się wszystkie transakcje, które dokonano z opóźnieniem, albo nie zostały dokonane wcale. W przypadku zaległości podatkowych, jak wskazuje Ustawa z sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, mowa o podatku, który nie został zapłacony terminowo (definicja ta odnosi się nie tylko do podatków należnych, ale także do zaliczki na podatek dochodowy, czy rat podatku) – Dz.U.2025.111 t.j. W ustawie wskazano także, jaka jest kara za niepłacenie podatku oraz sposoby naliczania odsetek za zwłokę.

W odniesieniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mowa o zaległych składkach. Zgodnie z Ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, artykuł 23 ustęp 1a, określono, że za zaległość nie uznaje się kwoty niższej, niż 1% minimalnego wynagrodzenia.

Pamiętaj, że obsługa księgowa dla spółek, czyli korzystanie z pomocy wykwalifikowanej księgowej online może Ci pomóc uniknąć konsekwencji, za brak terminowości, takich jak kara za niezapłacenie podatku, czy następstwa, jakie czekają za niezapłacenie składki ubezpieczeniowej w terminie. W praktyce brak wpłat w terminie bardzo często związany jest z niewiedzą.

Pojęciem ściśle związanym z zaległościami jest zapłata po terminie. Mamy z nim do czynienia, kiedy odbiorca płatności otrzymuje ją po dacie, na jaką ustalono na termin płatności. Za tę datę przyjmuje się ostatni dzień, kiedy konieczne jest uregulowanie zobowiązań. W przypadku podatków terminy różnią się w zależności od zobowiązania, np. podatek VAT należy opłacić do 25 dnia miesiąca, podatek od najmu uiszcza się do 20 dnia miesiąca, część podatków można płacić kwartalnie, a nawet rocznie. 

To na podatniku ciąży obowiązek zaznajomienia się z kalendarzem terminów płatności podatków, czy wygenerowaniem indywidualnego mikrorachunku podatkowego, dotyczącego osoby, czy firmy, na który dokonuje się płatności. W przypadku ZUS-u najczęściej terminami płatności są 5, oraz 15 i 20 dzień miesiąca. W tym przypadku to także płatnicy mają obowiązek poznania obowiązujących ich terminów.

ZUS – co grozi za spóźnienie

Spóźnienie z zapłatą ZUS może przynieść wiele poważnych następstw. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych pozwala Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych na wyciąganie konsekwencji z tytułu nieopłacenia składek, lub dokonania tego w niższej niż należna kwocie. Mogą to być różnego rodzaju reperkusje, począwszy od tych finansowych, w najpoważniejszych przypadkach na pozbawieniu wolności skończywszy. 

Sankcje, jakie grożą płatnikowi za niewywiązanie się z obowiązków 

• nałożenie kary grzywny,
• naliczenie odsetek za zwłokę,
• naliczenie  dodatkowej opłaty,
• wszczęcie postępowania egzekucyjnego,
• zabezpieczenie na majątku płatnika (poprzez wystąpienie z wnioskiem do sądu rejonowego, wnioskiem o wpis hipoteki oraz złożenie wniosku do Urzędu Skarbowego o ustanowienie zastawu skarbowego)

Źródło danych do przygotowania infografiki: https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/sankcje-za-niewykonywanie-obowiazkow-z-zakresu-ubezpieczen-spolecznych

Każdy spóźniający się z wykonaniem przelewu do ZUS-u powinien zastanowić się nad związkiem: niezapłacony ZUS a ubezpieczenie zdrowotne. Niestety większość osób zdaje sobie sprawę z tej zależności dopiero w momencie, kiedy okazuje się, że pojawia się potrzeba skorzystania z prawa do świadczenia. W 2022 roku ustawa o ZUS zmieniła swoje brzmienie w kwestii możliwości otrzymywania świadczenia pomimo nieterminowego opłacenia składki. Możliwe jest to jednak pod pewnymi założeniami. Prawo do świadczenia, czyli wypłaty zasiłku z tytułu choroby, czy urlopu macierzyńskiego będą miały osoby, które w dniu powstania prawa do świadczenia nie będą miały na swoim koncie w ZUS zadłużenia.

Może zainteresować Cię również: Jak wykonać przelew podatkowy – kliknij i przeczytaj! 

Prawo będą miały też osoby, u których zadłużenie powstanie, jednak nie będzie ono wyższe niż 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę, które w 2025 roku wynosi 4666 zł. Jeżeli zadłużenie przewyższające 1% minimalnego wynagrodzenia zostanie spłacone w ciągu pół roku od dnia, którym osoba nabyła prawo do wypłaty tego świadczenia, ZUS wypłaci je w całości. W przypadku, kiedy spłata zadłużenia nastąpi później niż po 6 miesiącach od chwili nabycia prawa do świadczenia, jego wypłata będzie możliwa dopiero od dnia spłaty.

Konsekwencje niepłacenia składek ZUS wynikające z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 roku poz. 300):

• złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa obejmującego  zakres ubezpieczeń społecznych (w tym przypadku określa się je przepisami Kodeksu karnego)
• zgłoszenie wniosku  do sądu upadłościowego o ogłoszenie upadłości dłużnika,
• wystąpienie do sądu upadłościowego z wnioskiem o pozbawienie prawa do prowadzenia działalności gospodarczej
• złożenie wniosku do sądu o odebranie możliwości pełnienia określonej funkcji,
• w związku z zaleganiem w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, można wnioskować o wykluczenie wykonawcy z postępowania o uzyskanie zamówienia publicznego
• złożenie wniosku o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Źródło danych: https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/sankcje-za-niewykonywanie-obowiazkow-z-zakresu-ubezpieczen-spolecznych

ZUS jak naliczać odsetki za opóźnienie?

Kiedy nie płacisz składki ubezpieczeniowej w terminie, musisz liczyć się z tym, że zapłacisz też należne odsetki. To na płatniku składek ciąży obowiązek samodzielnego naliczenia należnych odsetek, Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie wezwie do tego. Żeby dokonać tego prawidłowo, należy obliczyć  odsetki dla każdego nieopłaconego okresu osobno.

Obsługa kadrowo-płacowa pozwala uniknąć błędów, które bardzo łatwo popełnić bez znajomości przepisów, jak np. naliczenie niewłaściwej wysokości składki, co może spowodować wiele trudności. W przypadku, kiedy już masz problem, wyprowadzanie zaległości księgowych przez specjalistę gwarantuje prawidłowość dokonanych obliczeń.

O czym należy pamiętać  obliczając odsetki od nieopłaconych w terminie składek

• odsetki należy naliczać od dnia następnego, po tym, na który przypadał termin płatności
• krańcowym terminem, do którego należy obliczyć odsetki to dzień, w którym wykonano przelew do ZUS-u
• odsetki do ZUS-u należy uiścić, jeżeli ich kwota przekracza 6,60 zł, poniżej tej kwoty nie trzeba dokonywać wpłaty
• odsetki płatnik oblicza samodzielnie zgodnie z zapisami zawartymi w ordynacji podatkowej

Obliczając odsetki, można skorzystać z dostępnego na stronie ZUS kalkulatora. Podając kilka podstawowych danych, takich jak: kwotę należną do zapłaty, termin płatności, datę, kiedy należność będzie wpłacona oraz wysokość stawki odsetek — podstawową, czy obniżoną, kalkulator obliczy dla nas wysokość odsetek.

W tym wypadku odsetki wynoszą 5 zł — ponieważ kwoty zaokrągla się do pełnych złotych, zgodnie z zasadą, że wartość poniżej 50 groszy obniża kwotę, a wartość 50 groszy i większa wymaga zaokrąglenia w górę. Do tego odsetki nieprzekraczające 8,70 zł, nie wymagają uregulowania.

Niemal każdy przedsiębiorca zastanawia się, czy można nie płacić ZUSu — jest to możliwe, ale należy spełnić kilka warunków. W 2024 roku ustawodawca wprowadził tak zwane „ składkowe”, jest to udogodnienie, które wprowadzone zostało ustawą z dn. 9 maja 2024 roku o zmianie Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 572). Korzystając z tej pomocy, przedsiębiorca może w wybranym przez siebie miesiącu być zwolnionym z opłacania składek na ubezpieczenie społeczne

Czy można nie płacić ZUS-u, czyli dla kogo wakacje składkowe — kilka najważniejszych informacji?

• z wakacji składkowych skorzystasz, jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą lub jesteś komornikiem
• wakacje składkowe dotyczą tylko składek własnych przedsiębiorcy (składki zleceniobiorców, czy pracowników nie podlegają zwolnieniu)
• zwolnienie dotyczy składek: chorobowych, emerytalnych, rentowych i wypadkowych, funduszu pracy, czy Funduszu Solidarnościowego
•  w miesiącu poprzedzającym ubezpieczony podlegał dobrowolnym ubezpieczeniom
• nie ubezpieczasz więcej niż 10 osób (wliczając do tego siebie)
• Twój obrót nie jest większy niż 2 mln euro

Odsetki podatkowe — aktualne stawki i szybkie liczenie

Obwieszczenie Ministra Finansów z dn. 16 lipca 2025 roku wprowadziło stawkę odsetek w wysokości 13%, obniżoną stawkę 6,5%, a podwyższoną stawkę w wysokości 19,5% – wszystkie stawki liczone w stosunku rocznym.   

Kiedy zastanawiasz się, co grozi za niepłacenie podatku, podobnie, jak w przypadku zaległości w opłacaniu składek ZUS, to przede wszystkim sankcje finansowe. Konieczność zapłaty odsetek, które, od lipca 2025 roku wynoszą 13% rocznie (w przypadku odsetek podatkowych stawka jest taka sama), może być tylko wierzchołkiem poniesionych kosztów. Zajęcie mienia, czy możliwość konieczności wpłaty 100% dodatkowych składek, a także utrata prawa do zasiłków, to najważniejsze konsekwencje. Jeżeli chodzi o to, co grozi za niezapłacenie podatku, (np. za niezapłacony podatek dochodowy) powołując się na art.57/77 Kodeksu karnego skarbowego, podatnik niewywiązujący się ze swoich obowiązków naraża się na odpowiedzialność karną skarbową, która może przybierać nie tylko formę finansową, ale także karę pozbawienia wolności Kodeks karny skarbowy 15 maja 2025 Art. 27 (Dz.U.2025.633 t.j.). Prawidłowe wyliczenie odsetek podatkowych znacznie ułatwia korzystanie z udostępnionego przez MF kalkulatora.

Opóźnienie w opłacaniu składek ZUS, czy podatków  może stwarzać konieczność zapłaty odsetek. Takie postępowanie niesie ze sobą także ryzyko egzekucji. ZUS ma możliwość wprowadzenia konieczności zapłaty 100% więcej składek w ramach grzywny. W przypadku zaległości podatkowych podatnik naraża się z tytułu art. 57/77 KKS, na odpowiedzialność karno-skarbową. Warto zrobić wszystko, by zapobiec konsekwencjom warto zawczasu wystąpić z pismem o odroczenie, czy rozłożenie płatności na raty.

Jeżeli potrzebujesz pomocy księgowej – zgłoś się do nas!

Skontaktuj się