Krok po kroku: jak założyć firmę w 2023 roku?

Praca na etacie, mimo że najczęściej zapewnia stabilną formę zatrudnienia, niesie też ze sobą pewne ograniczenia, najczęściej w zakresie rozwoju. Założenie firmy niekiedy staje się też konieczne, kiedy chcemy pozostać we współpracy z daną firmą na stopie innej niż pracownik — pracodawca. Dlatego każdy z nas powinien wiedzieć, jak założyć firmę w 2023 roku.  Dopełnienie wszystkich formalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), ZUS-ie, Urzędzie Skarbowym jest konieczne, na szczęście jednak nie jest tak czasochłonne jak mogłoby się wydawać. Zakładanie firmy krok po kroku – dowiedz się, jak to wygląda.

Podstawy zakładania firmy w 2023 roku

Współpraca B2B (business-to-business) staje się coraz bardziej popularna. Z biegiem czasu coraz więcej przedsiębiorców rezygnuje z zatrudniania pracowników na rzecz współpracy biznesowej. Takie rozwiązanie oszczędza pracodawcy konieczności dopełnienia wielu formalności, zostają one przekazane na barki pracownika, a ściślej rzecz ujmując firmy współpracującej. 

Takie rozwiązanie może jednak przynieść także wiele korzyści, w zależności od charakteru prowadzonej działalności, wyboru formy rozliczenia z fiskusem, może okazać się, że tego typu  zmiana będzie opłacalna. Dzięki niej na koncie firmowym po uregulowaniu wszystkich należności może pozostać więcej gotówki, niż z pensji etatowej. Dodatkowo własna działalności umożliwi nam działanie więcej niż na jednym polu, co może stać się możliwością dodatkowego zarobku. Każdy powinien wiedzieć, jak założyć firmę, na szczęście zakładanie firmy przez internet nie jest tak skomplikowane, jak zakłada wiele osób.

Zakładanie firmy online: Nowoczesne metody rejestracji


Stosując nasz poradnik krok po kroku, szybko i bezproblemowo dowiesz się, że procedura zakładania firmy jest  wykonalna i nie zajmuje wiele czasu. Zanim jednak przejdziesz do faktycznej rejestracji działalności, warto przemyśleć dwa aspekty  przyszłej działalności – należy wybrać nazwę i określić jej charakter. Wybór tego, czym będzie zajmować się nasza firma, jest konieczny do rejestracji działalności. Do tego celu musimy wskazać odpowiednie symbole PKD. 

Już na tym etapie zakładania działalności może się okazać, że doradztwo przy zakładaniu firmy jest niezbędne. Jeżeli chodzi o nazwę, stanowi ona często podstawę późniejszych strategii reklamowych, powinna więc być zapadająca w pamięć i jednocześnie kojarzyć się z charakterem wykonywanej działalności. 

Procedura zakładania firmy: Co musisz wiedzieć na początku?

Polska klasyfikacja działalności zawiera katalog czynności, które można będzie wykonywać w ramach prowadzenia danej działalności. Zakładając działalność, należy określić, czym będzie zajmowała się firma, wyraża się to w składanym wniosku przy pomocy kodów PKD

Symbol PKD składa się z kombinacji cyfr i litery, oddzielonych od siebie kropkami np.: pod kodem 46.19.Z  znajduje się „Działalność agentów zajmujących się sprzedażą towarów różnego rodzaju”. Tworzenie katalogu PKD dla działalności gospodarczej nie jest wiążące – można w tym zakresie dokonywać zmian, należy jednak pamiętać, że w przypadku zmiany charakteru działalności, czy poszerzenia jej o inne dziedziny konieczne jest także dopełnienie formalności i zgłoszenie tego do urzędu, celem dokonania zmian lub zwiększenia liczby kodów PKD we wniosku. 

Należy pamiętać, że niektóre czynności można wykonywać jedynie w określonych sytuacjach – część kodów zarezerwowana jest dla np.  rolników, czy żeby móc wpisać dany kod należy założyć spółkę, a nie jednoosobową działalność. Korzystając jednak z rządowej wyszukiwarki kodów PKD, można szybko sprawdzić szczególne warunki zarezerwowane dla danego wpisu, rozwijając szczegóły konkretnego kodu.

Praktyczne kroki w procesie zakładania firmy

Żeby założyć firmę  w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej nie trzeba nawet ruszać się z domu – zakładanie firmy online nie jest trudne. Odwiedzając stronę dla przedsiębiorców, można dokonać wpisu do rejestru. Przez cały proces rejestracji przeprowadzi nas intuicyjny kreator, który skonstruowany jest w niezwykle przystępny sposób, dzięki czemu rejestracja firmy najczęściej nie przysparza problemów.

Aby mieć możliwość zarejestrowania firmy, konieczne jest zalogowanie się do serwisu, możliwe jest to dwutorowo, za pośrednictwem skrzynki email (w tej sposób otrzymamy jednak dostęp jedynie do serwisu biznesowego) albo przy pomocy aplikacji mObywatel, bankowości internetowej e-Dowodu, czy profilu zaufanego – ten sposób zalogowania się daje znacznie większe uprawnienia, pozwala też na zalogowanie do innych serwisów administracji rządowej, nie tylko do serwisu biznesowego.

Podczas zakładania swojej firmy konieczne będzie wskazanie adresu, gdzie będzie znajdować się siedziba firmy, w przypadku niektórych form prowadzenia działalności konieczne jest też wskazanie numeru firmowego rachunku bankowego, a także wybór formy opodatkowania.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o zakładaniu firmy za pośrednictwem CEIDG – kliknij i przeczytaj nasz artykuł! 

Jakie są koszty związane z zakładaniem firmy w 2023 roku?

Proces rejestracji firmy w CEIDG nie wiąże się z koniecznością wniesienia opłat. Tego typu wpisu dokonują osoby rejestrujące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i te, które zdecydowały się na założenie spółki cywilnej. 

Inne rodzaje działalności jak spółki kapitałowe, czy osobowe wymagają poczynienia wpisu w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym). Jeżeli wolisz osobiste załatwianie tego typu spraw, także jest to możliwe, wymaga  się wtedy wizyty we właściwym dla miejsca zamieszkania urzędzie miasta, gminy. Możliwe jest także wypełnienie papierowego wniosku i nadanie go listem do właściwej jednostki.

Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji firmy?

 

W świetle prawa przedsiębiorca otrzymuje siedem dni na to, by zgłosić swoją działalności do ZUS-u. Czas ten liczony jest od chwili wprowadzenia danych do CEIDG. Istnieje jednak znacznie łatwiejszy sposób na dopełnienie wszelkich formalności – możliwe jest uzupełnienie danych niezbędnych do ZUS-u już podczas rejestracji firmy w CEIDG.  

Warto pamiętać, że zaczynając działalność, możliwe jest skorzystanie z różnych ulg, żeby jednak było to możliwe konieczne jest spełnienie określonych warunków — zakładana działalność musi być twoją pierwszą lub od zamknięcia poprzedniej, lub jej zawieszenia musi minąć 60 miesięcy. Takie zwolnienie nie przysługuje także w przypadku, kiedy otwieramy działalność, by zacząć współpracę z  firmą, która do tej pory figurowała jako nasz pracodawca – dotyczy to obecnego jak i poprzedniego roku kalendarzowego. 

Należy także wiedzieć, że kiedy decydujesz się skorzystać z preferencyjnych warunków, wiąże się to z tym, że nie podlegasz ubezpieczeniom społecznym przez cały okres korzystania z ulgi. Co ważne, skorzystanie z ulgi na start jest dobrowolne, jeżeli korzystniejsze, z różnych względów okazuje się odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne, masz do tego prawo. Należy też podkreślić, że ulgi na początku prowadzenia działalności dotyczą jedynie osoby prowadzącej działalności, nie odnoszą się do pracowników, nawet jeżeli przedsiębiorca ich zatrudnia. 

Zgłoszenie wniosku CEIDG- 1 i w jego treści wybór odpowiedniej formy opodatkowania traktuje się jako zgłoszenie firmy do urzędu skarbowego, konieczny jest jednak prawidłowy wybór metody, którą opłacane będą zaliczki na poczet podatku, wybór formy rozliczania się z fiskusem, czy sposobu prowadzenia księgowości.  

Doradztwo przy zakładaniu firmy: Kiedy warto skorzystać z pomocy ekspertów?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością wypełnienia wielu obowiązków. Jednym z nich jest prowadzenie księgowości, co przy jednoosobowej działalności można robić samodzielnie. Najczęściej jednak już na etapie konieczności podjęcia pierwszych decyzji o tym jak założyć firmę, szczególnie w przypadku technicznych problemów z założeniem działalności, okazuje się, że pomoc wykwalifikowanej księgowej jest  nieoceniona. W bardzo wielu aspektach prowadzenia działalności przedsiębiorca może przekonać się, że nieznajomość obowiązujących przepisów szkodzi, dlatego warto czasem zaufać ekspertowi w swojej dziedzinie.

Forma opodatkowania przedsiębiorcy

W danym roku podatkowym, kiedy zdecydujemy się na wybór określonej formy opodatkowania, mamy możliwość dokonania zmiany jedynie do 20 dnia miesiąca, w trakcie którego wykazano pierwszy w danym roku kalendarzowym przychód. Wybór odpowiedniej formy opodatkowania może mieć duży wpływ na dochód osiągany z działalności, czyli ma realny wpływ na to, ile pieniędzy zostanie w naszym portfelu. Podejmując tę decyzję, należy spojrzeć całościowo na charakter działalności, oszacować wielkość ponoszonych kosztów, podjęcie właściwej, korzystnej decyzji często wymaga znajomości przepisów prawa podatkowego oraz doświadczenia.

Ważne aspekty i pytania dotyczące zakładania firmy 


Podczas zakładania firmy pojawia się wiele istotnych kwestii do rozważenia oraz pytań, które mogą wpłynąć na sposób prowadzenia działalności gospodarczej. Czy warto założyć osobne konto bankowe dla firmy, czy może korzystać z osobistego? Czy istnieje opcja założenia działalności przez instytucję bankową i czy jest to opłacalne? Pieczątka firmowa — czy jej obecność jest konieczna w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa? I ostatnie, ale nie mniej ważne — czy zawsze istnieje konieczność formalnego zakładania firmy? Odpowiedzi na te pytania mogą pomóc w trafnej nawigacji przez zawiłości początkowej fazy działalności przedsiębiorcy.

Konto bankowe dla firmy


Decydując się na prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, nie ma obowiązku zakładania dodatkowego, firmowego rachunku. Jeżeli chodzi więc o najmniejsze firmy, mikroprzedsiębiorców panuje w tym zakresie dowolność. Z praktycznego punktu widzenia rozdzielenie finansów firmowych od prywatnych jest dobrym rozwiązaniem, pomaga przejrzyście oddzielić operacje wykonywane w imieniu firmy, od tych prywatnych. 

W przypadku transakcji do 15 000 złotych oraz, kiedy stronami nie są przedsiębiorcy (np. w przypadku sytuacji, w której przedsiębiorca potrzebuje zrealizować płatność do urzędu skarbowego), nie ma obowiązku wykonania transakcji przelewem. W przypadku, kiedy kwota transakcji jest większa niż 15 000 zł i jej obiema stronami są przedsiębiorcy, konieczne jest wykonanie transakcji przy pomocy przelewu bankowego. Jeżeli chcemy figurować na liście białych podatników VAT, niezbędne, jest założenie rachunku firmowego, rachunek osobisty, nawet jeżeli wykorzystywany jest do prowadzenia działalności, nie może znaleźć się na białej liście VAT.

Zakładanie firmy przez bank: Czy to możliwe?

Niektóre banki dają możliwość założenia firmy w ich placówce. W ten sposób zakładanie firmy przez bank odbywa się równolegle z założeniem konta bankowego. Często takie  rozwiązanie zapewnia szereg preferencyjnych warunków, promocji dotyczących prowadzenia firmowego rachunku.

Pieczątka firmowa potrzebna, czy nie?

Współcześnie nie wymaga się wyrobienia pieczątki przy prowadzeniu działalności, mimo tego w niektórych przypadkach wewnętrzne regulaminy innych instytucji mogą powodować, że posiadanie tego narzędzia jest niezbędne. W praktyce często można spotkać się z sytuacją, kiedy np. przy ubieganiu się o kredyt bankowy, regulamin tej instytucji zakłada wymóg, że na umowie konieczne jest umieszczenie podpisu przedsiębiorcy, jak i przybicie przez niego pieczęci.

Zakładanie firmy? Nie zawsze konieczne!

W niektórych sytuacjach zakładanie firmy nie jest konieczne, rodzi się więc pytanie, do jakiej kwoty nie trzeba zakładać firmy? Od lipca 2023 osoby, które zarabiają mniej niż 2700 (brutto) złotych miesięcznie, nie muszą rejestrować swojej działalności  w CEIDG. 

Bardzo ważne jest jednak to, że taki charakter działalności nie może być wykorzystany przez osoby, którym nagle spadły dochody, by prowadzić działalność nierejestrowaną, konieczny jest brak historii prowadzenia działalności gospodarczej przez ostanie 5 lat. Tego typu nierejestrowana działalność nie może także być prowadzona w każdym przypadku – jeżeli chodzi o przedsięwzięcia, w których niezbędna jest koncesja, zezwolenie, czy według Prawa Przedsiębiorców definiuje się ją jako działalność gospodarczą.

Jak unikać typowych błędów podczas zakładania firmy?

Prowadzenie  własnej firmy to wyzwanie, ale też niepowtarzalna szansa na to, żeby doskonalić swoją działalność. Może to być okazja na rozwijanie swojej pasji, która bardzo często podczas pracy na etacie schodzi na dalszy plan. Otwarcie swojej działalności jest możliwe także przy pracy na etacie, czy jego części. Przed podjęciem decyzji o otworzeniu swojej firmy warto przemyśleć i określić charakter prowadzonej działalności, jest to niezbędne przy wyborze najkorzystniejszej formy opodatkowania. 

Zakładając firmę, nie należy postępować szybko, warto przemyśleć każdy krok, ponieważ nasze błędy na wielu polach najczęściej będą oznaczały mniejsze dochody. Jeżeli więc nie czujemy się na tyle pewnie, nie mamy w każdym zakresie na tyle aktualnej wiedzy, znajomości nowych przepisów, najlepiej skorzystać z pomocy osoby wykwalifikowanej, która po zapoznaniu się z naszym pomysłem i analizie dostarczanych danych doradzi, pomoże, podpowie, czy przedstawi wady i zalety możliwych opcji podatkowych.

Wskazówki i rekomendacje dla przyszłych przedsiębiorców

Myśl o założeniu firmy bardzo często jest długo kiełkującym pomysłem, który przeważnie jest dokładnie przemyślany. Bardzo ciekawą inspirację dla przyszłych przedsiębiorców mogą stanowić biografię znanych biznesmenów, którzy krok po kroku osiągnęli sukces. Rozpoczynając działalność, warto zgłębić nie tylko teoretyczne tajniki zakładania firmy, ale także know-how wybranej przez siebie branży. Warto także wszystko przygotować wcześniej, ponieważ od momentu założenia firmy ponosisz koszty jej działalności, dlatego warto już przed jej założeniem, jeżeli jest taka potrzeba, znaleźć lokal do prowadzenia działalności, rozpocząć rozmowy z przyszłymi kontrahentami, po to, by później już skupić się na działaniu firmy, produkcji,  sprzedaży, czy świadczeniu usług (w zależności od jej charakteru), a nie na sprawach organizacyjnych.

Założenie działalności gospodarczej może otworzyć zupełnie nowe drzwi, poszerzyć perspektywy. Kiedy jednak jesteś właścicielem firmy, ponosisz odpowiedzialność, za każdy aspekt jej działania. Warto więc zadbać odpowiednio o zaplecze formalne – prawidłowość działań z obszaru księgowości jest niezwykle ważna, bez względu na to, o jakiej branży mówimy. 

Prowadzenie firmy jest niezwykle absorbujące, warto więc się zastanowić, które z obowiązków można oddelegować – powierzenie księgowości wykwalifikowanej księgowej, na pewno odciąży właściciela i zagwarantuje, że dokumenty będą prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Nazywam się Magdalena Budniewska i jestem właścicielką biura rachunkowego Twoja Księgowa. Doświadczenie praktyczne zdobywałam od pierwszego roku studiów – w małych i dużych firmach. Ukończyłam studia licencjackie z Ekonomii na Akademii Finansów i Biznesu Vistula, a następnie magisterskie z Rachunkowości i Finansów na Uniwersytecie Warszawskim, kolejne kursy, godziny w ustawach, uzyskanie Certyfikatu Ministerstwa Finansów na usługowe prowadzenie ksiąg i rozpoczęcie procesu na uzyskanie tytułu Biegłego Rewidenta.