Jakie wydatki najczęściej są kwestionowane przez urząd skarbowy? Przewodnik dla przedsiębiorców

W zależności od tego, na jaką formę opodatkowania zdecyduje się przedsiębiorca, może mieć możliwość uwzględnienia ponoszonych kosztów działalności. Część z nich może być podważona przez fiskusa. Które wydatki najczęściej są kwestionowane przez urzędników, na jakiej podstawie jest dokonywana ich ocena?

Koszt uzyskania przychodu co to jest?

Koszty, które przedsiębiorca ponosi w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów (z wyjątkami wymienionymi w ustawie), to koszty uzyskania przychodu. Definicję tę znaleźć można w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych Dz.U. 2026 poz. 592.

Bezwzględnie każdy przedsiębiorca powinien zapoznać się z art. 23 tej ustawy, ponieważ w tej części znajdują się wyłączenia, wyjątki, których nie można zaliczyć jako kosztów uzyskania przychodu.

Należy także pamiętać, że to po stronie przedsiębiorcy leży obowiązek udowodnienia tego, że dana pozycja zaliczona jako koszt uzyskania przychodu ma uzasadnienie.

Przepisy wyłączają definitywnie jedynie ograniczoną liczbę wydatków. Każda działalność charakteryzuje się inną specyfiką, dlatego katalog wydatków zasadny dla jednej działalności nie znajdzie uzasadnienia dla innej. Najbardziej obrazowym przykładem może tu być zakup sprzętu kosmetycznego, nie będzie budził wątpliwości w przypadku działalności polegającej na wykonywaniu manicure, jeżeli chodzi o firmę transportową, raczej nie zostanie uznany za koszt uzyskania przychodu.

Czy każdy wydatek to koszt?

Prowadzenie firmy jest nierozerwalnie związane z ponoszeniem różnego rodzaju kosztów. Część z nich będzie związana z charakterem prowadzonej działalności i będzie mogła być uznana za koszt w ujęciu podatkowym, a część nie. Nieprawidłowe zaliczenie wydatku jako kosztu może okazać się sporym problemem w przypadku kontroli.

Wiele osób prowadzących działalność gospodarczą upatruje w niej sposób na tańsze nabywanie różnorodnych przedmiotów, bardzo często tych z „wysokiej półki”.

Takie postępowanie może mieć poważne skutki, obejmujące nie tylko zapłatę podatku — zaliczenie jako kosztu uzyskania przychodu przedmiotu, który nie spełnia ku temu ustawowych wymogów, powoduje powstanie zaległości podatkowej. W takim wypadku podatnik zwraca wartość podatku powiększoną o ustawowe odsetki, które są naliczane od dnia, w którym termin zapłaty podatku minął.

W przypadku, kiedy postępowanie podatnika ma charakter wielorazowy, a urzędnicy dokonujący kontroli uznają, że działanie podatnika było celowe, konsekwencje mogą być znacznie poważniejsze.

Może Cię zainteresować: Kontrola z urzędu skarbowego – jak się do niej przygotować?

Czego na pewno nie możesz uznać za koszt uzyskania przychodu?

Wśród wydatków, których nie można w świetle prawa podatkowego uznać za koszt uzyskania przychodu, to przede wszystkim nabycie gruntów.

Za koszt przedsiębiorca nie może uznać także własnego wynagrodzenia oraz kar, grzywny czy mandatów, które podatnik otrzymał za złamanie prawa, np. przekroczenie prędkości.

Ustawa określa także limity kwotowe, na maksymalną wysokość odpisów, jakich może dokonać przedsiębiorca z tytułu zużycia pojazdów. Art. 23a-c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dz.U. 2026.592 t.j.

W ujęciu kosztów uzyskania przychodu bardzo ważne jest rozróżnienie wydatków prywatnych od tych, które mają na celu osiągnięcie przychodu.

Jak już wspomniano, niezwykle ważne jest tu indywidualne podejście do sprawy — w zależności od branży część zakupów może być uznana za koszt, a w przypadku innej zdecydowanie nie będzie mogła być uznana za koszt.

Odpowiedzialność karna skarbowa za koszty w firmie

Odpowiedzialność za nieprawidłowe rozliczenie kosztów w firmie może obejmować nie tylko konieczność zapłaty podatku oraz odsetek. Kiedy urzędnicy dopatrzą się próby oszustwa, kwota, o której mowa w związku z nadużyciem, wartość spornego wydatku jest wysoka i przekracza pięciokrotność minimalnego wynagrodzenia albo transakcje, które uznano za koszty, nie dotyczą rzeczywiście przeprowadzonych operacji, mogą zostać zastosowane bardzo poważne sankcje.

Możesz zainteresować się również: https://twojaksiegowa-mb.pl/kontrola-z-urzedu-skarbowego-jak-sie-do-niej-przygotowac/#Jakie_dokumenty_przygotowac_do_kontroli_z_urzedu_skarbowego

W takiej sytuacji kara jest ustalana na podstawie przepisów Kodeksu karnego skarbowego. Kiedy w trakcie kontroli zostanie wykazane, że do uszczuplenia podatku doszło celowo, taki czyn traktowany jest jako oszustwo podatkowe. Tutaj znaczenie ma wysokość kwoty, o jaką uszczuplono należność publicznoprawną.

O wykroczeniu mowa w przypadku kwot niższych niż pięciokrotność minimalnego wynagrodzenia, natomiast w przypadku wartości wyższej niż ten próg mowa jest o przestępstwie skarbowym. Artykuł 55 Kodeksu karnego skarbowego mówi o oszustwie podatkowym (Dz.U.2025.633 t.j.).

Kary, jakie ustawodawca przewidział w przypadku firmanctwa, w pierwszym przypadku (wartość poniżej pięciokrotności minimalnego wynagrodzenia), to grzywna do 720 stawek. W drugim przypadku, kiedy mowa o przestępstwie skarbowym, oprócz grzywny podatnik może otrzymać karę pozbawienia wolności do trzech lat. Kary te mogą zostać nałożone osobno lub łącznie.

Co można wrzucić w koszty firmy?

Wydatki, które mają bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu (jeżeli nie znajdują się w ustawowym katalogu wykluczeń określonym w art. 23 ustawy o PIT).

Większość przedsiębiorców zastanawia się, jak generować koszty w firmie jednoosobowej czy spółce, ponieważ zmniejszają one przychód, czyli – najprościej mówiąc – po obniżeniu podstawy opodatkowania więcej pieniędzy zostaje w kieszeni przedsiębiorcy.

Optymalizacja kosztów w firmie, czyli przemyślane zarządzanie wydatkami, pozwala na poprawę rentowności prowadzonej działalności. Koszty stałe i koszty zmienne muszą pozostawać pod stałą kontrolą, aby eliminować te, które nie przynoszą dochodu.

Wydatki, które przedsiębiorca ponosi co miesiąc, czyli koszty stałe, najczęściej można uznać za koszty uzyskania przychodu. Są to między innymi:

• czynsz za lokal,
• opłaty za hale czy magazyn,
• część składek ZUS,
• opłata za obsługę prawną,
• raty leasingowe za maszyny,
• abonamenty za media w firmie.

Koszty zmienne, czyli te, które przedsiębiorca ponosi, ale nie mają one ciągłego charakteru i są zależne od wielkości produkcji, także w dużej części można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zależą one od specyfiki danej działalności. Mogą to być m.in.:

• zakup materiałów niezbędnych do dalszej produkcji,
• opakowania niezbędne do wysyłki towarów przy sprzedaży wysyłkowej,
• rachunki za energię niezbędną w procesie produkcji lub do pracy biura,
• paliwo do aut używanych w firmie.

Koszt samochodu w firmie

Wiele wątpliwości i pytań zawsze budzi posiadanie auta w firmie. Większość przedsiębiorców dąży do tego, aby uwzględniać pojazd na liście kosztów, ponieważ najczęściej jest to znacząca pozycja, która może realnie obniżyć podstawę opodatkowania.

Co ważne, aby uwzględniać koszty związane z posiadaniem auta, nie zawsze musi ono być własnością firmy. Możesz także użytkować pojazd w sposób mieszany – częściowo prywatnie, częściowo służbowo. Możliwości rozliczania wydatków na auto w firmie jest przynajmniej kilka:

• leasing,
• wynajem długoterminowy,
• zakup,
• prywatny samochód wykorzystywany w działalności gospodarczej.

Nietypowe koszty w firmie

Tym, co urząd skarbowy sprawdza podczas kontroli, są między innymi koszty — weryfikacji poddawana jest ich zasadność. Tutaj niezwykle cenna okazuje się pomoc doświadczonej księgowej, ponieważ bardzo ważnym elementem jest logiczne uzasadnienie poniesionych wydatków. Chodzi o wykazanie logicznej zależności pomiędzy wydatkiem a jego wpływem na działalność.

Jeżeli masz kota, nawet jeżeli biuro mieści się w miejscu zamieszkania, trudno będzie wykazać związek jego zakupu i utrzymania z uzyskaniem przychodu. Jeżeli jednak posiadasz hale produkcyjne, których pilnują psy stróżujące, sprawa wygląda inaczej – tutaj związek jest oczywisty i trudny do zanegowania. W takim wypadku zakup karmy, wizyty u weterynarza czy budowa kojca nie powinny budzić wątpliwości kontrolerów.

Pozostając w sferze zwierząt, nie tylko pies stróżujący może być uzasadnionym kosztem w firmie. Od kilku lat coraz większą popularnością cieszą się tzw. strefy relaksu, które najczęściej są urządzane w dużych korporacjach, gdzie pracownicy wykonujący kreatywną pracę potrzebują miejsca wyciszenia. W takich miejscach zakup np. rybek czy żółwia może być uzasadniony i w razie kontroli nie powinien budzić wątpliwości urzędników.

Coraz częściej można też spotkać się z pytaniem, czy psychoterapia w kosztach firmy jest zasadna. Tego typu wydatki niemal zawsze budzą wątpliwości co do prawidłowości uznania ich za koszt. Przeważnie są traktowane jako wydatki o charakterze prywatnym i nie można ich uznać za koszt firmowy, jednak warto podkreślić, że każdy przypadek jest inny.

Problem uznania lub nieuznania danej pozycji za koszt uzyskania przychodu najlepiej obrazuje przytoczony przykład sportowca, który wystąpił o indywidualną interpretację.

Przykład ten pokazuje, jak bardzo indywidualnie należy podchodzić do przepisów. Bezwzględnie należy przestrzegać wyłączeń ustawowych (art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), jednak pozostałe wydatki zależą od konkretnego przypadku.

Dlatego, jeżeli chodzi o prawidłową klasyfikację wydatków, nieoceniona jest pomoc wykwalifikowanej księgowej, która, znając wszystkie przepisy, jest w stanie szybko i prawidłowo wskazać pozycje wydatków, które nie mogą zostać w świetle prawa podatkowego uznane za koszty uzyskania przychodu.

Ogromnie ważne jest tu także doświadczenie – prowadzenie dokumentacji wielu firm oraz wiedza płynąca z różnorodnych kontroli przeprowadzanych przez urzędników na przestrzeni lat pracy to bardzo cenne narzędzie, którym może pochwalić się wprawna księgowa.

FAQ