Rozliczenie samochodu w działalności gospodarczej — poradnik dla przedsiębiorców na ten rok

W wielu branżach samochód stanowi bardzo ważny element działalności. Jego zakup, wynajęcie czy leasing to duży wydatek, podobnie jak eksploatacja. W zależności od charakteru branży i sposobu rozliczania z fiskusem, użytkowanie auta może być kosztem działalności. Prawidłowe rozliczanie pojazdu przysparza wielu przedsiębiorcom problemów.

Samochód w firmie – jakie są możliwości?

Rozliczanie kosztów związanych z pojazdem w firmie może mieć duży wpływ na wysokość zapłaconego podatku. Możliwość zaliczenia wydatków związanych z użytkowaniem samochodu do kosztów działalności, nie musi być związana z jego zakupem – ustawodawca dopuszcza kilka form użytkowania pojazdu.

Samochód może być środkiem trwałym w firmie, w takiej sytuacji pojazd jest wprowadzany jako pozycja ewidencji majątku. Wtedy auto zostało kupione za gotówkę lub za środki z kredytu. Kosztem, jaki może uwzględnić przedsiębiorca, są odpisy amortyzacyjne. Od 1 stycznia 2026 roku wartości limitów dotyczących amortyzacji pojazdów uległy zmianie, są zależne od rodzaju pojazdu oraz wartości emisji CO2 silnika.

Limit amortyzacyjny od 2026 roku wynoszący 100 000 zł obejmuje auta osobowe, które emitują więcej niż 50 g CO2. W przypadku pojazdu, którego emisja CO2 jest niższa niż 50 g na kilometr, limit wynosi 150 000 zł, na największy limit, który pozwala na zaliczenie kosztów, mogą liczyć przedsiębiorcy, którzy użytkują samochody elektryczne oraz napędzane wodorem, tutaj limit wynosi 225 tysięcy złotych.

Jeżeli chodzi o możliwości uznania pojazdu za firmowy, to ustawodawca dopuszcza kilka możliwości. Samochód może:

• stanowić środek trwały
• samochodów własny, prywatny, który jest wykorzystywany do celów związanych z prowadzeniem działalności 
• najem
• wynajem długoterminowy
• leasing

Może Cię zainteresować: Kontrola z urzędu skarbowego – jak się do niej przygotować?

Samochód prywatny wykorzystywany do celów firmowych

Wiele wątpliwości przedsiębiorców budzi fakt wykorzystywania samochodu prywatnego do celów związanych z firmą. Jeżeli prywatny samochód jest wykorzystywany zarówno do celów prywatnych, jak i związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, mamy do czynienia z użytkowaniem mieszanym.

W sytuacji, kiedy użytkujesz pojazd do celów firmowych, jednak nie wprowadzasz go jako pozycji do ewidencji środków trwałych, nie wszystkie wydatki można zaliczyć jako koszty. (Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno-Finansowych ISSN 2720-7404 Bieżący nr 22 (1281) z dnia 01.08.2026)

“Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego, który nie jest składnikiem majątku firmowego” – obecny stan prawny zmienił obowiązujące do 2018 roku przepisy, wówczas można było rozliczać jedynie koszty związane z użytkowaniem auta na zasadzie stawek za przejechane realnie kilometrówki. Od 2019 roku ustawodawca umożliwił uwzględnienie poniesionych kosztów związanych z eksploatacją pojazdu. Ustalono w tym zakresie nieprzekraczalny limit w wysokości 20%. Zasada ta obejmuje także wydatki poniesione na składki ubezpieczeniowe pojazdu.

Oświadczenie o używaniu samochodu prywatnego w działalności gospodarczej ogólny wzór:

Pobierz wzór

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów?

W przypadku, kiedy pojazd jest środkiem trwałym, możesz odliczyć 100% wydatków poniesionych na eksploatację pojazdu. Do tego celu konieczne jest prowadzenie ewidencji. Rzetelne prowadzenie tych dokumentów jest niezbędne dla celów podatkowych zarówno podatku dochodowego, jak i VAT.

Pełne odliczanie wydatków związanych z eksploatacją i zakupem pojazdu jest możliwe po dokonaniu zgłoszenia do urzędu skarbowego formularza VAT-26.

Na tym druku umieszcza się informacje dotyczące pojazdów, które są wykorzystywane jedynie do działalności gospodarczej. Konieczne jest uwzględnienie przebiegu auta. Złożenie deklaracji VAT-26 musi nastąpić najpóźniej do 25 dnia miesiąca, po którym poniesiono pierwsze koszty związane z autem, nie może to mieć miejsca później niż w chwili przesyłania ewidencji VAT.  

W przypadku zakupu pojazdu pierwszym zdarzeniem, które można uznać za koszt, jest najczęściej wpłata zaliczki. Złożenie deklaracji VAT-26 nie wiąże się z wydaniem przez urząd żadnej decyzji. Pamiętaj, że kiedy dokonujesz zmiany tablic rejestracyjnych, wymaga to zgłoszenia tego faktu do urzędu. Jeżeli w którymś momencie dokonasz sprzedaży pojazdu wykorzystywanego w firmie, także o tym fakcie musisz poinformować urząd.

Oprócz samego nabycia pojazdu, czy wzięcia go w leasing, w ujęciu kosztowym uznaje się także jego eksploatację, co za tym idzie jako koszt można uznać np.:

• wydatki na paliwo
• zakup części
• myjnie
• opłaty parkingowe
• zakup i wymianę opon
• opłaty za przejazdy autostradami
• zakup ubezpieczenia pojazdu

Leasing, zakup czy wynajem – co bardziej się opłaca?

Zarówno leasing, wynajem, jak i zakup mają wiele zalet i wad, uznanie danej formy nabycia pojazdu za opłacalne lub korzystne, zależy od indywidualnej sytuacji danej firmy.

Zakup pojazdu daje od razu pełną własność, jednak wymaga zaangażowania sporych środków, przez co zamrożony kapitał nie może być wykorzystywany gdzie indziej, przy droższych pojazdach w określonych sytuacjach może się to wiązać z obniżeniem płynności finansowej. 

Koszty związane z nabyciem pojazdu rozlicza się poprzez odpisy amortyzacyjne, jest to rozciągnięte w czasie. Uzyskanie kredytu na zakup pojazdu bywa czasochłonne. Zakup auta firmowego pozwala na użytkowanie go w pełni z własnymi preferencjami, nie ma tu mowy o limitach kilometrów. Nabycie auta firmowego wiąże się z koniecznością wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych.

Leasing często jest najbardziej opłacalną opcją, jeżeli chodzi o optymalizację podatków. W wielu przypadkach całą ratę leasingową uznaje się za koszt, to właśnie ta cecha pozwala na uznanie tej formy finansowania najczęściej za korzystną, jednak tylko w sytuacji, kiedy forma opodatkowania przyjęta w firmie pozwala na uwzględnienie kosztów. Mimo późniejszej możliwości wykupu najczęściej za niewielką kwotę, należy pamiętać, że podczas trwania umowy, pojazd nie jest własnością firmy, tylko leasingodawcy. Najczęściej uzyskanie leasingu jest łatwiejsze niż dostanie kredytu w banku i procedury są szybsze. Warto też pamiętać, że leasingowany pojazd to znacznie wyższy koszt niż zakup pojazdu za gotówkę — suma kwot wpłaty początkowej, rat leasingowych, kwoty wykupu jest wyższa niż zakupu za gotówkę. W większości przypadków umowa leasingowa zawiera także wytyczne co do ubezpieczenia, jakie należy wykupić dla pojazdu — przeważnie są to wymagania obejmujące najwyższe pakiety.

Wynajem pojazdu najczęściej nie wymaga żadnego wkładu kapitałowego na początku. Często wydatki na serwisowanie, czy ubezpieczenie pojazdu są zawarte już racie najmu, jednak zawsze warto sprawdzić ten fakt w zawieranej umowie. Auto wynajmowane nigdy nie będzie własnością firmy, nie ma możliwości jego wykupu. Rata najmu jest kosztem. Tu podobnie jak w przypadku leasingu, najczęściej obowiązuje limit kilometrów, którego przekroczenie może generować dodatkowe koszty.

Podczas rozliczania auta, można popełnić wiele błędów — nieprawidłowo odliczyć VAT, błędnie księgować wydatki, nie brać pod uwagę limitów. Prawidłowe rozliczanie pojazdu w firmie może przysporzyć wiele problemów, które w przyszłości mogą być powodem problemów z urzędem np. podczas kontroli. Doświadczona księgowa dokona prawidłowego, zgodnego z przepisami odliczenia.

FAQ