Zdalna księgowość – przyszłość obsługi finansowej firm

Zdalna księgowość już od dłuższego czasu wypiera, klasyczną, osobistą formę kontaktu z księgową. Usługi księgowe online nie wymagają spotkania twarzą w twarz, tracenia czasu na dojazdy, dostosowywania grafiku do wizyt. Możliwość skorzystania ze zdalnej obsługi finansowej firm to wielopłaszczyznowe korzyści.

Księgowość online — co to?

Jeszcze kilkanaście lat temu niemal wszystkie firmy korzystały z usług księgowych w tradycyjnym, stacjonarnym modelu. Księgowa urzędująca na stałe w biurze, a przedsiębiorca dostarcza jej wiele papierowych dokumentów. W większości przypadków model takiej współpracy na płaszczyźnie księgowa-przedsiębiorca uległ transformacji. 

Współczesność przynosi bardzo wiele zmian, z tych dobrych można wymienić przede wszystkim zlikwidowanie problemu odległości. Szukając kontrahentów, czy usługodawców dawniej zmuszeni byliśmy kierować się odległością. Dostarczanie dokumentacji do księgowej ze względów praktycznych wymagało podjęcia współpracy z biurem w okolicy. 

Najważniejszym jednak czynnikiem, jakim powinien kierować się przedsiębiorca podczas wyboru biura księgowego, jest kompetencja pracowników, a księgowość online daje możliwość skorzystania z usług najlepszych, niekoniecznie tych, których biuro mieści się najbliżej. 

Księgowy online zajmuje się prowadzeniem dokumentacji finansowej firmy, bez konieczności kontaktu osobistego. Obsługa finansowa spółek poprzez biuro księgowe online to nowoczesne podejście do prowadzenia tego obszaru działalności firmy, wprowadzona pozwoli usprawnić procesy księgowe, ale także ułatwić kontakt na płaszczyźnie przedsiębiorca — księgowa.

Księgowa online — jak to działa?

Współpraca z księgową online polega na zdalnym kontakcie przedsiębiorcy z księgową. Porada księgowej online nie wymaga dostania się w określone miejsce, można ją otrzymać wszędzie gdzie dostępny jest zasięg. 

Zdalny księgowy to przede wszystkim ułatwiony kontakt i dostęp do najnowszych technologii, oprogramowania w tym zakresie. Obsługa księgowa dla spółek czy jednoosobowych działalności gospodarczych, to zdjęcie z barków przedsiębiorców ogromnego ciężaru. Warto zaznaczyć, że w przypadku prowadzenie księgowości dla spółki jest to szczególnie pracochłonne i skomplikowane zajęcie. Wykwalifikowana i doświadczona księgowa zadba kompleksowo o stronę rozliczeń z urzędem skarbowym, czy ZUS-em. 

Wybór biura księgowego, które proponuje swoje usługi online, znacznie usprawnia pracę dla obu stron. Najczęściej współpraca z księgową online polega na korzystaniu z dedykowanej platformy. Klient otrzymuje swoje indywidualne dane do logowania — najczęściej jest to adres e-mail oraz ustalone przez klienta hasło. Poruszanie się po platformie jest mocno intuicyjne, nie wymaga od klienta zaawansowanej wiedzy związanej z obsługą tego programu.

Co otrzymam w ramach księgowości online?

Zdalna księgowość najczęściej zapewnia znacznie więcej, niż może zaoferować tradycyjna obsługa w klasycznej formie. Obsługa finansowa firm prowadzona online nie wymaga wynajmowania lokalu w dobrej, czyli najczęściej drogiej lokalizacji, by zapewnić łatwy i szybki dojazd dla swoich klientów. 

Dzięki braku konieczności ponoszenia takich kosztów, usługi księgowe online mogą zaoferować lepszą jakość — środki można ulokować inaczej, przeznaczyć je m.in. inwestycje w oprogramowanie, szkolenia, kursy. Zdalna księgowa dzięki niezwykle szybkiemu rozwojowi technologicznemu najczęściej jako pierwsza korzysta z nowinek technologicznych. Dodatkowym plusem korzystania z tego typu usług, jest możliwość szybkiego sprawdzenia potrzebnych informacji z zakresu finansów spółki, będąc w dowolnym miejscu na świecie. Logując się w panelu klienta, każdy przedsiębiorca korzystający z obsługi księgowej online szybko otrzyma niezbędne dane.

Korzyści płynące z księgowości online?

Prowadzenie pełnej księgowości online ma bardzo wiele zalet. Bezsprzecznie, jedną z nich jest szybkie wprowadzanie nowinek technologicznych. Taki charakter działalności księgowej — praca w sieci wymaga bardzo sprawnego poruszania się w przestrzeni wirtualnej, co znacznie ułatwia dostęp nie tylko do oprogramowania, ale też i do informacji. 

Pomoc księgowej online to także ogromna oszczędność czasu i miejsca. Brak konieczności pokonywania drogi do biura, by zdążyć na określoną godzinę, to w skali miesiąca spora oszczędność czasu. Warta podkreślenia jest nie tylko możliwość wykorzystania zyskanego czasu na załatwianie swoich spraw, obsługa zdalna to także ogromna oszczędność papieru i przestrzeni. W przypadku księgowości dla spółek w tradycyjnej formie to gromadzenie wielu segregatorów, pudeł papierów. Wiąże się to z kosztami ponoszonymi na drukowanie, papier i na przestrzeń niezbędną do składowania dokumentacji. W tym wypadku można też mówić o ekologicznym podejściu do biznesu — oszczędzamy w ten sposób naprawdę spore ilości papieru, nie dokładamy zanieczyszczeń, udając się do biura. 

Co więcej, niekiedy w różnych okolicznościach przedsiębiorca potrzebuje szybkiego dostępu do dokumentów np. podczas starania się o kredyt. Możliwość sprawdzenia dokumentacji online jest zdecydowanym ułatwieniem — przy pomocy komputera, telefonu, czy tabletu zajmuje to dosłownie chwilę. Ze względu na różne czynniki i specyfikę prowadzonej działalności, czy też indywidualne własne upodobania wprowadzanie dokumentów online możliwe jest o każdej porze dnia i nocy. Dzięki temu, że platforma online działa całą dobę, dołączenie dokumentów może odbyć się w dowolnie wybranej chwili, a obsługa księgowa jest idealnie skrojona na miarę potrzeb klienta.

Czy księgowa online to bezpieczne rozwiązanie?

Porada księgowa online jest związana z koniecznością przesyłania i przechowywania dokumentów. Są to bardzo ważne materiały zawierające wiele wrażliwych danych i osobowych i finansowych. Współcześnie oprogramowanie zapewnia bezpieczeństwo przesyłania i przechowywania danych. Prowadząc księgowość dla spółek online, biuro zapewnia bezpieczeństwo w sieci. 

Dodatkowo warto podkreślić, że dane, które są przekazywane księgowej, są bezpieczne. Ich przechowywanie odbywa się  najczęściej na zabezpieczonych serwerach, a przekazywanie przeważnie następuje w sposób szyfrowany. Na bezpieczeństwo tego typu danych kładziony jest ogromny nacisk. Księgowi przykładają do tego aspektu bardzo dużą wagę. Proces przekazywania, jak i późniejszego przechowywania odbywa się w sposób bezpieczny.

Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe do prowadzenia księgowości online?

Decydując się na współpracę z biurem księgowym, warto zwrócić uwagę na kilka szczegółów. Przede wszystkim ważne jest to, jaki zakres usług proponuje biuro. Dzięki temu można szybko odpowiedzieć na pytanie, czy dane biuro będzie np. w stanie  prowadzić księgowość dla spółki. 

Warto też sprawdzić kwalifikacje księgowej, której zamierzamy powierzyć prowadzenie swoich finansów. Najlepszym potwierdzeniem odpowiednich kwalifikacji, jest przede wszystkim certyfikat Ministerstwa Finansów, innego zawodowego certyfikatu albo posiadanie uprawnień doradcy podatkowego. 

Znaczenie mają także dodatkowe kwalifikacje, jednak niezbędne jest posiadanie tych najważniejszych. Podczas wyboru i zawierania umowy z biurem księgowym, warto zwrócić uwagę na ważne zapisy w umowie dotyczące przestrzegania terminów przesyłania niezbędnych dokumentów. Jest to niezbędne do tego, by umożliwić księgowej pracę. 

Warto zwrócić uwagę także na to, czy biuro udostępnia program do fakturowania. Dzięki temu wystawianie dokumentów potwierdzających dokonania transakcji jest proste, intuicyjne, a dodatkowo formalności można dopełnić, będąc gdziekolwiek.

Księgowość dla spółek online — nieunikniona transformacja

Księgowość zdalna jest naszą teraźniejszością oraz przyszłością. Przeniesienie znacznej części naszego życia prywatnego, jak i tego związanego z prowadzeniem jednoosobowej działalności, czy spółki do sieci, jest znakiem naszych czasów. 

Jest to nieuniknione, to naturalna kolej gwałtownego rozwoju technologicznego, którego jesteśmy świadkami, pewna epoka się kończy. Wiele dużych firm odchodzi od wystawiania papierowych dokumentów. 

Od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (najczęściej spotkać można skrót tej nazwy KSeF). Przeniesienie więc prowadzania swoich finansów do sieci, staje się naturalną koniecznością. 

Warto więc na spokojnie poszukać wykwalifikowanego biura księgowego, które w pełni spełnia nasze oczekiwania. Siłą rzeczy, kiedy stanie się to obowiązkiem, a nie przywilejem, podejmowana pod presją decyzja, może okazać się błędna. 

Wybór odpowiedniego biura księgowego, w szczególności, kiedy prowadzimy spółkę, z czym wiąże się znacznie więcej obowiązków, jest bardzo ważny. Dzięki możliwości skorzystania z obsługi zdalnej, gdzie nie jesteśmy ograniczeni określonym terytorium, zyskujemy w zasadzie nieograniczony dostęp do profesjonalistów. Spojrzenie specjalisty z zewnątrz z odpowiednim doświadczeniem, może przynieść wiele korzyści dla finansów Twojej firmy.

Zastanawiasz się, czy wprowadzenie księgowości online jest dobrym rozwiązaniem dla Twojej firmy? Przedstaw swoje oczekiwania, skorzystaj z formularza kontaktowego chętnie odpowiem na wszystkie pytania. Skontaktuj się z Twoją Księgową!