Outsourcing kadrowo-płacowy — co to jest i czy warto?

Nie musimy znać się na wszystkim. Prowadząc różnego rodzaju firmy usługowe, czy produkcyjne, możemy być perfekcyjni w swoim fachu jednak bez względu na to, czym się zajmujemy, prawo obliguje nas do prowadzenia dokumentacji księgowo – kadrowej zgodnie z obowiązującymi przepisami. 

Najprostszym rozwiązaniem, które zapewni nam bezpieczeństwo w tym zakresie, jest powierzenie obsługi w tym obszarze wyspecjalizowanej jednostce, która na pewno zajmie się tym w odpowiedni sposób. Outsourcing kadry i płace – to coraz częściej stasowane przez firmy rozwiązanie.

Czym jest obsługa kadrowo-płacowa dla firm?

Księgowa i kadrowa to osoby obsługujące dwa bardzo ważne działy w każdej firmie. Najogólniej mówiąc, księgowa odpowiada za obsługę ksiąg rachunkowych, taka osoba powinna wykazywać się obszerną wiedzą z zakresu podatków, rachunkowości, ekonomii. 

Praca księgowej to niekończąca się nauka, ponieważ pomimo ukończenia nawet najlepszej uczelni, niemal ciągle wymagane jest poszerzanie wiedzy. Ustawy związane z podatkami, rachunkowością, zmieniają się bardzo często i znacząco. Ten zawód wymaga więc nieustannego „trzymania ręki na pulsie”, czujności i wrażliwości na wszelkie zmiany. Paca w księgowości wymaga też systematyczności i wzorowego wręcz uporządkowania. 

Podobnie jest w przypadku obsługi kadrowej, która dotyczy opieki formalnej nad pracownikami. Kadry w firmie zajmują się prowadzeniem dokumentacji związanej z przebiegiem zatrudnienia pracowników od początku jego pracy u danego pracodawcy, aż do momentu, kiedy jego historia w firmie kończy się wystawieniem świadectwa pracy. Oprócz tego kadrowa tworzy listę płac, zajmuje się obsługą zwolnień pracowników, przysługujących im i wykorzystanych już dni urlopowych. 

Outsourcing kadrowo-płacowy – na czym polega?

W naszym języku coraz częściej możemy spotkać się z obcojęzycznymi pojęciami, jednym z nich jest outsourcing. Outsourcing, czyli najprościej mówiąc powierzenie, przekazanie jednostce zewnętrznej w tym wypadku prowadzenia obsługi księgowej, to coraz częściej spotykane rozwiązanie, jeżeli chodzi kadry i płace. 

Czasy, w których w zasadzie w każdej firmie zatrudniano księgowe, które często tworzyły cały dział, odchodzą do lamusa. W wielu przypadkach, a jeżeli chodzi o średnie i małe firmy, w zasadzie zawsze, powierzenie obsługi kadry i płac zewnętrznej jednostce, jest najbardziej opłacalnym rozwiązaniem. Współcześnie wypełnienie obowiązków wobec pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wiąże się z dużymi kosztami. 

W przypadku średnich firm i mikroprzedsiębiorców tworzenie etatu związanego z obsługą kadrowo płacową, czy nawet jego części najczęściej okazuje się zbyt kosztowne i nie do końca potrzebne. Zatrudnienie księgowej i kadrowej oraz stałe inwestowanie w ich rozwój, który jest niezbędny do utrzymania wysokiego poziomu obsługi wiąże się ze znaczącymi wydatkami, dlatego wiele firm ze względów praktycznych i ekonomicznych zamienia etat na powierzenie obowiązków jednostce zewnętrznej – outsorcing kadr.

Outsourcing kadrowo-płacowy dla kogo?

Obsługa kadrowa niezbędna jest każdemu pracodawcy – nawet zatrudniając tylko jednego pracownika, należy zadbać o porządek w jego dokumentacji już od dnia rozpoczęcia pracy. Osoby prowadzące jednoosobową działalność, czy większe firmy, które nie zatrudniają pracowników (co w praktyce nie jest często spotykane), najczęściej korzystają jedynie z obsługi księgowej. 

Teoretycznie osoby prowadzące działalność mogą same zajmować się swoją obsługą kadrowo – płacową, jednak w praktyce ogromna ilość przepisów, ustaw, rozporządzeń, możliwość skorzystania z różnorodnych zniżek, odliczeń, czy innych bonifikat wymaga dokładnej znajomości przepisów. Konieczna jest znajomość warunków, na których można z danych ulg skorzystać, nieumiejętne, niezgodne z przepisami rozliczenie z fiskusem może skutkować poważnymi konsekwencjami, z którymi nie warto się mierzyć. 

Jak mówi stare wywodzące się z Rzymu przysłowie „Ignorantia iuris nocet”, czyli nic innego jak nieznajomość prawa szkodzi – nikogo w Urzędzie Skarbowym nie będzie interesowało, że osoba zajmująca się księgowością nie znała przepisów, przede wszystkim z tego względu warto powierzyć ten element prowadzenia firmy profesjonalistom i skupić się na rozwijaniu swojej działalności podstawowej.

Outsourcing kadry i płace co w ramach usługi?

Obsługa kadrowa pracownika zaczyna się już w momencie czynienia planów związanych z jego zatrudnieniem. Przygotowanie umowy o pracę, czy umowy zlecenia dla przyszłego pracownika, to pierwsze czym zazwyczaj zajmuje się osoba odpowiedzialna za kadry. W zakresie tej usługi znajduje się także wprowadzanie zmian dotyczących dokumentacji związanej z tym,  w jaki sposób przebiega zatrudnienie danego pracownika – od jego stanowiska poprzez jego listę płac (payroll), czy przysługujący mu urlop. 

Kadrowa zajmuje się też korespondencją z ZUS-em i Urzędem Skarbowym – składa stosowną dokumentację. Rozliczenia podatkowe, czy prowadzenie ksiąg to także niektóre z obowiązków, którymi zajmuje się firma świadcząca usługi kadrowo – płacowe. 

Bardzo ważnym elementem działań związanych z outsourcingiem kadrowo – płacowym jest możliwość skorzystania z wiedzy wyspecjalizowanego biura księgowego, którego pracownicy także służą radą i podpowiedzią w różnych sytuacjach oraz skrupulatnie pilnują terminów związanych z koniecznością złożenia określonych dokumentów w urzędach.

Outsourcing kadry i płace – od czego zacząć?

Outsourcing kadrowo-płacowy, który powierzany jest firmie zewnętrznej to najczęściej spotykane współcześnie rozwiązanie. Podjęcie takiej decyzji powinno być poprzedzone stosownymi kalkulacjami. Zestawienie kosztów zatrudnienia księgowej i kadrowej oraz dbanie o ich rozwój należy wówczas skonfrontować z kosztami miesięcznego, czy rocznego przekazania tego obowiązku jednostce zewnętrznej. 

Pod uwagę warto wziąć także jakość świadczonych usług, poufność i bezpieczeństwo powierzanych kadrowej i księgowej danych (które niemal w całości zalicza się do danych wrażliwych) oraz omówienie już na początku sposób komunikacji, tak by przepływ informacji był szybki i konkretny. 

Obustronne przekazanie oczekiwań zawsze jest najlepszym początkiem współpracy na każdej płaszczyźnie dzięki temu, że każdy wie, czego się od niego oczekuje, znacznie łatwiej jest wspólnie pracować, nie inaczej jest, jeżeli chodzi o outsourcing kadr płac. Współcześnie lokalizacja firmy nie jest ograniczeniem, przekazywanie dokumentacji, nie musi odbywać się osobiście, skorzystanie z możliwości przekazywania szyfrowanych (do otworzenia, których niezbędne jest hasło) załączników znacznie upraszcza sposób komunikacji nawet na dużą odległość, jak i pozwala  zaoszczędzić naprawdę sporo czasu.

Outsourcing kadrowo-płacowy ile kosztuje?

Outsourcing płac i outsourcing kadr to wydatek, który należy wkalkulować w miesięczne koszty prowadzenia firmy. Wysokość tego kosztu zależna jest od kilku czynników, przede wszystkim od tego jak duży zakres obowiązków przekazujemy firmie zewnętrznej. 

Jeżeli decydujemy się przeniesienie szerokiego zakresu czynności, czyli np. pełny outsourcing płacowy (zawierający payroll outsourcing), prowadzenie teczek każdej zatrudnionej osoby, komunikacje z ZUS-em, Urzędem Skarbowym, tworzenie kartotek osobowych, czy w przypadku zatrudniania osób niepełnosprawnych także kontakt z PFRON, musimy się liczyć z większym kosztem. Warto jednak podkreślić, że prawidłowo prowadzone kadry i płace dla twojej firmy to niezwykle ważny element działalności biznesowej, przez to finanse, koszty powinny stanowić tutaj tylko jeden z elementów składowych, który sprawia, że wybieramy outsourcing kadr płac akurat w tej firmie. 

W tym wypadku jakość usług, czyli potwierdzona certyfikatami wiedza, lata doświadczenia w zawodzie i opinie zadowolonych klientów powinny odegrać kluczową rolę przy wyborze firmy, z którą nawiążemy współpracę.