Klucz do sukcesu: Jak wybrać idealne biuro rachunkowe dla Twojej firmy?

Prowadzenie firmy wymaga organizacji wielu aspektów działalności gospodarczej, jednym z ważniejszych jest znalezienie wykwalifikowanego, wyspecjalizowanego biura rachunkowego, które zajmie się dokumentacją. Nie każdy jednak, szczególnie na początku prowadzenia własnej firmy wie, na które aspekty warto zwrócić uwagę, które kryteria wyboru biura rachunkowego są istotne. Jak wybrać biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe — dlaczego potrzebujesz księgowej?

Duże przedsiębiorstwa najczęściej zatrudniają w wymiarze pełnoetatowym księgową, która zajmuje się obsługą jedynie danej firmy. W przypadku małych podmiotów takie rozwiązanie jest nieopłacalne, dlatego przedsiębiorcy wybierają outsourcing usług, czyli powierzają prowadzenie księgowości swojej firmy podmiotowi zewnętrznemu, jakim jest biuro rachunkowe. 

Część osób decydujących się na założenie własnej firmy z początku zakłada, że samodzielnie poradzi sobie z prowadzeniem księgowości, w swojej, na starcie najczęściej mikro firmie. Niestety nawet w takim przypadku pomoc, rada wykwalifikowanej księgowej bywa bardzo cenna. Część z takich osób, już przy zakładaniu działalności gospodarczej, kiedy trzeba podjąć pierwsze ważne decyzje – m.in. dokonać wyboru formy opodatkowania, potrzebuje wsparcia osoby bardziej doświadczonej w tym zakresie. W takiej sytuacji, kiedy już, w czasie zakładania firmy niezbędne jest skorzystanie z porady księgowej, warto już na starcie zacząć szukać osoby, która pomoże nam uporać się ze wszystkimi zawiłościami z dziedziny księgowości. 

Niestety przepisy księgowe, które obowiązują w naszym kraju, nawet przy najprostszych formach opodatkowania są zawiłe i skomplikowane, dlatego większości przypadków przysparzają wielu problemów. Ze względu na dużą liczbę biur znajdujących się w zasadzie na terenie każdego dużego miasta, warto dowiedzieć się, jakimi cechami powinny wyróżniać się najlepsze biura rachunkowe, czyli takie, z którym warto nawiązać długoterminową współpracę.

Dlaczego kryteria wyboru biura rachunkowego są tak ważne?

Biuro rachunkowe pełni bardzo ważną funkcję w każdym podmiocie gospodarczym. To w ręce księgowej przedsiębiorca oddaje najważniejszą dokumentację, powierza dane. W wielu przypadkach opierając się na radach płynących z biura rachunkowego, podejmowane są najważniejsze decyzje w firmie. Obowiązki, jakie ciążą na księgowej, ciężko zliczyć: oprócz obsługi dokumentacji, księgowej kontaktują się w imieniu przedsiębiorcy z urzędami, czy innymi instytucjami publicznymi, odpowiadają za sprawy kadrowe i inne rozliczenia. Są to powody, dla których wybór najlepszego biura rachunkowego jest tak ważny, jest jednym z elementów wpływających na sukces firmy.

Co warto wiedzieć wybierając biuro rachunkowe? 7 kluczowych wskazówek

Dokonując wyboru biura rachunkowego, należy wziąć pod uwagę kilka ważnych dla powodzenia współpracy aspektów. Kierowanie się nimi daje odpowiedź na pytanie jak wybrać biuro rachunkowe, by spełniło wszystkie pokładane we współpracy oczekiwania.  Do najważniejszych aspektów współpracy z biurem rachunkowym zaliczyć można:

  • bezpieczeństwo danych
  • poprawność wykonywanych  rozliczeń
  • zapewnienie ciągłości współpracy
  • doświadczenie
  • koszty

Oczywiście nietypowe, szczególne rodzaje prowadzonej działalności będą wymagały określenia indywidualnych kryteriów wyboru, jednak przedstawione aspekty współpracy można określić mianem uniwersalnych. 

Przeglądając oferty, kiedy zastanawiamy się, które kryteria wyboru biura rachunkowego będą w naszej sytuacji najważniejsze, warto przemyśleć, czego oczekujemy od księgowej. W większości przypadków chodzi o zmniejszenie liczby obowiązków dla osoby prowadzącej działalność. Przekazanie części działań, związanych z prowadzeniem dokumentacji wykwalifikowanemu podmiotowi, sprawia, że właściciel firmy może w pełni skupić się na rozwijaniu działalności swojej firmy, nie traci cennego czasu na zawiłości związane z przepisami rachunkowymi. 

Wiedza i doświadczenie biura rachunkowego

Prowadzenie księgowości firm to nie tylko mechaniczne przenoszenie danych liczbowych do tabel, w tej pracy chodzi o znacznie więcej. Bardzo ważnym elementem pracy księgowej jest zakres doradczy. Działania księgowej mają stanowić wsparcie, które będzie pomagało rozwijać firmę klienta.

Wsparcie firmowych działań, to oddanie w ręce klienta narzędzia, które umożliwi mu, podejmowanie najkorzystniejszych dla jego działań biznesowych decyzji. Dlatego tak ważne jest doświadczenie i posiadanie przez księgową wiedzy praktycznej. Lata pracy i obsługi różnych podmiotów, pozwalają na zdobycie ogromu wiedzy, poznaniu kazusów i nietypowych okoliczności. Taki bagaż doświadczeń jest bezcenny w przypadku pracy księgowej. Nie tylko wiedza teoretyczna jest ważna w tym zawodzie, ale także, a może przede wszystkim umiejętność jej praktycznego zastosowania, jest w tym zawodzie kluczowa.

Wykształcenie księgowej 

Aby możliwe było praktyczne zastosowanie wiedzy, najpierw tę wiedzę teoretyczną trzeba posiadać. Jeżeli chodzi o księgową, bardzo ważne jest nie tylko jej podstawowe wykształcenie, ale także bieżące poszerzanie swoich kwalifikacji. Certyfikaty, w tej dziedzinie, w której zmiany są na porządku dziennym, stanowią podstawę pracy księgowej. Można więc przyjąć, że wiedza i doświadczenie to kluczowe, najważniejsze cechy, jakie powinna posiadać najlepsza księgowa.

Bezpieczeństwo danych

Najlepsze biura rachunkowe gwarantują bezpieczeństwo gromadzonych w czasie współpracy danych. Chodzi tutaj o wdrożenie do codziennego funkcjonowania procedur, które gwarantują skuteczność ochrony danych osobowych. Klient powierzający dane pracownikowi biura rachunkowego (np. faktury sprzedaży, faktury zakupu, dane osobowe pracowników) musi wiedzieć, że są one bezpieczne. Często stosowaną praktyką, która ma zabezpieczyć interesy klienta, który takie dane osobowe powierza księgowej, jest podpisanie umowy powierzenia danych. Na takim dokumencie biuro zobowiązuje się do zabezpieczenia powierzonych mu danych oraz umieszcza zapis, że dane, które biuro otrzymało, zostaną wykorzystane jedynie w zakresie, który reguluje umowa zawarta z biurem.

Ubezpieczenie dla zabezpieczenia interesów

Biuro rachunkowe zobowiązane jest do wykupienia polisy od odpowiedzialności cywilnej (OC). Powinna ona obejmować szereg działań prowadzonych przez księgowe – ubezpieczenie od utraty dokumentów jej powierzonych, ubezpieczenie np. rozliczania ZUS-u, KRUS-u, czy ksiąg podatkowych. W ten sposób zabezpieczone są interesy obu stron. W przypadku ewentualnych strat poniesionych przez klienta biura rachunkowego, towarzystwo ubezpieczeniowe, powinno je pokryć. Chodzi tu o możliwość popełnienia ewentualnego błędu, który może przynieść finansowe konsekwencje dla obsługiwanego podmiotu.

Księgowość zdalna

Współcześnie przed biurami rachunkowymi poprzeczka postawiona jest niezwykle wysoko. Żyjemy w czasach, które wymuszą życie w pędzie, pośpiechu, możliwość uniknięcia pokonania określonego dystansu, w celu dostarczenia dokumentów, a nawet zmniejszenie ilości takich dojazdów, często jest na wagę złota. Od pewnego czasu kryteria wyboru biura rachunkowego wzbogacono o kolejną usługę – prowadzenie księgowości online. Możliwość dostępu do dokumentacji księgowej online przez całą dobę i w zasadzie z każdego miejsca na świecie to bardzo wygodna forma współpracy, która sprawia, że dokonanie wyboru biura rachunkowego nie musi ograniczać się do najbliższej okolicy. Usługa księgowości online sprawia, że najlepsze biura rachunkowe oddalone od miejsca prowadzenia działalności nawet o kilkaset kilometrów nie stanowią problemu.

Specjalizacja kluczem do sukcesu

W dużych biurach rachunkowych najczęściej są zatrudniani różni specjaliści, którzy do perfekcji opanowali przepisy określonych podmiotów np. spółek, czy mikroprzedsiębiorstw. Jeżeli decydujemy się na wybór mniejszego biura rachunkowego, warto zwrócić uwagę na specjalizację, kiedy jedna osoba twierdzi, że obsługuje wszystkie podmioty od mikroprzedsiębiorstw do ogromnych spółek, powinno nas to zastanowić. Najczęściej mniejsze biura specjalizują się w obsłudze małych i średnich podmiotów, dzięki czemu mogą pochwalić się ogromną wiedzą w tym zakresie. Chodzi tu przede wszystkim o znajomość szczegółowych przepisów, te obowiązujące mikroprzedsiębiorstwa a np. spółki kapitałowe znacznie się od siebie różnią.

Cena, koszt usługi księgowej

Wiele osób za jedyne kryterium, które warunkuje zawarcie umowy z danym biurem, czy też nie, uznaje cenę. Niestety jest to bardzo często nieopłacalne podejście, ponieważ bardzo niska cena usługi może przełożyć się na jej jakość. Współcześnie praca biura rachunkowego  wymaga użycia wielu narzędzi, które wiąże się z koniecznością poniesienia sporych kosztów – zakup sprzętu komputerowego, licencjonowanego oprogramowania. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę fakt, że przepisy dotyczące księgowości zmieniają się bardzo szybko, dlatego najlepsze biura rachunkowe inwestują w szkolenia, poszerzenie wiedzy, uzupełnianie jej. Stosowanie nowych narzędzi, programów w pracy biura księgowego często także wiąże się z koniecznością dodatkowych szkoleń. Realnie jednak wszystkie te inwestycje przekładają się na jakość świadczonych przez biuro rachunkowe usług. Kryteria wyboru biura rachunkowego nie powinny więc być czarno – białe, należy podjąć decyzję na podstawie wszystkich informacji.

Które kryteria wyboru biura rachunkowego są najważniejsze?

Kierowanie się jedynie jednym kryterium wyboru biura rachunkowego, w szczególności, jeżeli pod uwagę będziemy brać jedynie koszty świadczenia usługi może okazać się niekorzystne.  Wybierając księgową, warto wziąć pod uwagę wszystkie aspekty dotyczące tego, co warto wiedzieć wybierając biuro rachunkowe. W takiej sytuacji zastosowanie wyboru opartego na wyciągnięciu wypadkowej wszystkich kryteriów przeważnie pomaga w  podjęciu właściwej decyzji. Praca z biurem księgowym najczęściej przyjmuje formę długofalową, w perspektywie wieloletniej, dlatego tak ważne jest dokonanie właściwego wyboru w tym zakresie.

Wybór najlepszego biura rachunkowego, czyli takiego, które spełni wszystkie oczekiwania przedsiębiorcy, jest bardzo cenne. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji jest niezbędne i niezwykle ważne dla rozwoju i powodzenie prowadzonej działalności gospodarczej. Dlatego wyboru biura rachunkowego warto zacząć dokonywać już na etapie tworzenia biznesplanu swojej firmy.

Jeżeli potrzebujesz pomocy księgowej — skontaktuj się z nami!