Faktura proforma — czym jest i jak ją rozliczyć?

Faktura proforma odgrywa istotną rolę w procesie sprzedaży, zwłaszcza w transakcjach międzynarodowych. Jest to dokument, który ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorców, gdyż pełni funkcję wstępnego rachunku przed dokonaniem płatności.

Co to jest faktura proforma?

Faktura pro forma stanowi dowód złożonego przez kupującego przyrzeczenia zapłaty z góry za zamówiony towar lub usługę. Po zrealizowaniu zamówienia wykonawca wystawi fakturę.

Fakturę pro formę wysyłamy klientowi w celu poinformowania go o cenie, jaką ma do zapłaty. Nie jest to jednak dokument świadczący o finalnej transakcji.

W przeciwieństwie do standardowych faktur, faktura pro forma nie służy do rozliczeń księgowych i podatkowych. Jej głównym celem jest przedstawienie warunków sprzedaży, takich jak opis towaru lub usługi, kwota do zapłaty i przewidywany czas dostawy, co pomaga w organizacji finansów i planowaniu płatności przez kupującego.

Potrzebujesz pomocy w sprawnym zarządzaniu aspektami księgowymi w swojej firmie? 

Co zawiera faktura pro forma?

Co zawiera faktura pro forma? Wszystkie informacje zarówno o kupującym jak i sprzedającym oraz dokładne informacje dotyczące produktu bądź usługi.

Elementy, na które składa się Faktura pro forma:

  1. Numer
  2. Datę wystawienia
  3. Treść
  4. Cenę jednostkową
  5. Cenę za całość
  6. Wartość netto
  7. Stawkę VAT
  8. Wysokość VAT
  9. Wartość brutto
  10. Dane sprzedawcy
  11. Dane nabywcy
  12. Przedmiot transakcji
  13. Termin dokonania transakcji
  14. Termin płatności

Wysyłając fakturę pro formę, proponujemy ofertę, jaką mamy w sprzedaży oraz informujemy o wartości transakcji. Sprzedający może w ten sposób powiadomić o terminie płatności lub o zaległych płatnościach jak i wystawienia faktury właściwej.

Nie jest dokumentem sprzedaży, lecz jego wstępem. Na tym etapie można jeszcze wycofać się przed płatnością.

Jak wystawić fakturę proforma?

Zastanawiacie się pewnie jak wystawić fakturę pro formę. Nic prostszego. Nie różni się niczym prócz tytułem „Faktura pro forma” od „Faktura VAT”. Jest to zabezpieczenie zarówno sprzedającego jak i kupującego o transakcji, która ma nastąpić. Dzięki temu obie strony mogą czuć się bezpiecznie.

Od 1 lipca 2024 roku wejdzie w życie „e-fakturowanie”, ponieważ zmienia się ustawa o podatkowaniu towarów i usług. Natomiast małe mi średnie firmy będą zwolnione z VAT od 1 stycznia 2025 roku. Przed nami liczne korzyści zarówno podatkowe jak i biznesowe. E-fakturowanie uprości dokumentowanie transakcji oraz przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie i archiwizację tych dokumentów.

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF przygotowując się do systemu, który będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. KSeF to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Jest o wiele łatwiejsza i szybsza do ich korygowania.

Podatnicy, którzy ubiegają się o zwrot podatku naliczonego za pośrednictwem KSeF, mogą otrzymać ten zwrot w krótszym terminie. Maksymalny podstawowy okres spłaty został skrócony z 60 dni do 40 dni, co pozytywnie wpłynie na płynność finansową, szczególnie w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw. Faktury elektroniczne KSeF nie mogą zostać utracone ani zniszczone i są zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury, co eliminuje konieczność wystawiania przez podatników duplikatów faktur.

Podatnik wystawiający faktury w ramach KSeF nie ma obowiązku przedkładania struktury Jednolitego Pliku Weryfikacyjnego Faktur (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych. Dodatkowo obie strony mają pewność, że faktura jest dla nich na wyciągnięcie ręki.

Faktura proforma a pomoc księgowej  

Faktura proforma pełni kluczową rolę w ułatwianiu procesu handlowego. Daje ona przedsiębiorcom i ich klientom jasność co do oczekiwanych kosztów i warunków dostawy. Jednakże ważne jest, aby pamiętać, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i nie może być wykorzystana do celów podatkowych. Zamiast tego, służy jako wstępne zobowiązanie do zapłaty, które musi zostać potwierdzone wystawieniem faktury VAT po dokonaniu płatności.

W Twoja Księgowa rozumiemy znaczenie prawidłowego zarządzania dokumentacją finansową w firmie. Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie zarządzania fakturami lub innych aspektów księgowości, zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami. Nasze doświadczenie i profesjonalizm gwarantują, że otrzymasz najlepsze rozwiązania dostosowane do unikalnych potrzeb Twojego biznesu. Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w osiągnięciu sukcesu finansowego Twojej firmy.