Dlaczego warto zlecić outsourcing księgowości?

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na powierzenie opieki nad księgowością firmie zewnętrznej. Nie dzieje się tak bez przyczyny, takie postępowanie przynosi wiele korzyści na różnych płaszczyznach. Do większości przedsiębiorców przemawiają przede wszystkim te związane z finansami. Przekazanie pewnego pakietu obowiązków jednostce zewnętrznej, to jednak także zdjęcie go z barków zarządzającego firmą. Dlaczego warto zlecić outsourcing księgowości?

Na czym polega outsourcing księgowości firm?

Outsourcing to nic innego jak powierzenie określonych zadań zewnętrznej firmie. W dosłownym znaczeniu ten anglojęzyczny zwrot oznacza „korzystanie ze źródeł zewnętrznych”. W ten sposób firma może liczyć na wysoką, specjalizacyjną jakość usług, bez konieczności zatrudniania pracownika.

Współcześnie działy księgowe funkcjonują w naprawdę dużych jednostkach. W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, czy małych i średnich spółek najczęściej utrzymywanie księgowej, czy kilku pracowników odpowiadających za kadry i płace nie jest opłacalne. Zlecenie outsourcingu księgowości zewnętrznej firmie, pozwala na ograniczenie wydatków związanych z tą częścią prowadzenia działalności i wyeliminowanie konieczności utrzymania wewnętrznej jednostki.

Jakie korzyści daje outsourcing kadrowo-płacowy?

Brak konieczności zatrudnienia pracownika to ogromną oszczędność. Przekazując jakąś partię zadań jednostce zewnętrznej, płacimy dokładnie za wykonanie tej usługi, znamy jej koszt, nie ponosimy też w związku z tym dodatkowych wydatków. Zatrudnianie pracownika  to także obowiązki pracodawcy wobec niego, które ściśle reguluje kodeks pracy. Urlop, zwolnienia, zapewnienie właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy, to tylko część z wielu obowiązków pracodawcy wobec pracownika.

Kiedy przedsiębiorstwo decyduje się na outsourcing księgowości czy kadrowo płacowy, wszystkie te obowiązki się nie pojawiają. Co więcej, rachunki, które wystawia zewnętrzne biuro, można zaliczyć, jako koszt uzyskania przychodu. Oszczędność w zakresie przekazania prowadzenia księgowości dotyczy nie tylko tak wymiernego środka jak pieniądze. Tutaj mowa o udogodnieniu związanym z zaoszczędzonym czasem, co bez wątpienia jest kolejną dużą zaletą tego rozwiązania. Następną z zalet, jakie niesie delegowanie zadań jednostkom zewnętrznym, jest brak konieczności gospodarowania przestrzeni dla kolejnych działów.

Outsourcing księgowości-krok w stronę bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo prowadzenia działalności obejmuje różne płaszczyzny. Gwarancja dostępu do najnowszych ordynacji podatkowych i dokładne śledzenie wszelkich zmian w tym zakresie przez wyspecjalizowane biuro zajmujące się obsługą kadrowo-płacową pozwala spać spokojnie.

Outsourcing kadr obejmuje:

• prowadzenie akt osobowych każdego pracownika
• przygotowanie dokumentacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
• kontrolę kończących się badań lekarskich
• prowadzenie dokumentacji związanej z urlopami
• wystawianie świadectw pracy
• rozliczanie wynagrodzeń pracowników

Outsourcing obsługi księgowej to bardzo szerokie pojęcie, które obejmuje m.in.:

• rozliczenie z urzędem skarbowym
• dopilnowanie terminów składania dokumentów do urzędu skarbowego
• prowadzenie ksiąg rachunkowych

Biura zajmujące się obsługą księgową zobowiązane są chronić przekazywane im dane. Wszystkie informacje, jakie klient przekazuje do biura rachunkowego i wykorzystywanie zawartych w nich danych do tworzenia np. dokumentów do urzędu skarbowego to przetwarzanie danych osobowych. Tym samym biura rachunkowe podlegają regulacjom związanym z RODO, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą być pewni, że udostępnione przez nich dane są bezpieczne.

Przekazanie usług księgowych zewnętrznej firmie, czyli krok w stronę nowoczesnych rozwiązań

Delegacja zadań jest podstawą współczesnego prowadzenia firmy. Przedsiębiorca, który deleguje zadania, na których do końca się nie zna, czyli jego wiedza w tym zakresie jest ograniczona, postępuje rozsądnie. Dzięki temu czas i energię, którą musiałby przeznaczyć na uzupełnienie wiadomości w danej dziedzinie, będzie mógł poświęcić głównemu celowi prowadzenia działalności. Nowoczesne metody zarządzania firmą uwzględniają delegację zadań i outsourcing.

Usługi księgowe dla spółek — czym kierować się przy wyborze firmy?

Wybierając firmę do prowadzenia księgowości, warto więc zwrócić uwagę także i na ten aspekt. Nowoczesne programy usprawniają przepływ dokumentów i co bardzo ważne, zapewniają ich bezpieczny obieg. Dokonując wyboru firmy zajmującej się prowadzeniem twojej księgowości, warto sprawdzić zakres jej działania. Obecnie na rynku dąży się do specjalizacji, warto więc sprawdzić, czy zakres usług oferowanych przez biuro księgowe, pokrywa się z Twoimi oczekiwaniami.

Outsourcing księgowości, czyli dostęp do wiedzy

Osoby zajmujące się księgowością muszą być na bieżąco. Zakres wiedzy, jaką musi mieć księgowa jest ogromny — prawo podatkowe, prawo pracy to bardzo szerokie zagadnienia. Do tego wiedza w tym zakresie nie jest trwała, jest to obszar, niezwykle wrażliwy na zmiany. Przepisy bardzo często zmieniają się, podobnie jak obowiązujące wartości liczbowe.

Zewnętrze firmy, które specjalizują się w obsłudze księgowej, muszą inwestować w dostęp do wiedzy, a także na własną rękę dbać o to, żeby nie pozostawać w tyle. Aspekt ten jest nierozerwalnie związany z odpowiedzialnością, prawidłowe rozliczenia z pracownikami, Urzędem Skarbowym, czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, jest niezbędne. Błędy w tym zakresie mogą przynieść bardzo wiele konsekwencji, związanych z karami finansowymi, a  w skrajnych przypadkach nawet z ograniczeniem wolności. Brak znajomości przepisów nie jest tutaj, żadnym wytłumaczeniem.

Jest to jeden z głównych powodów, dla których warto powierzyć obsługę księgową wyspecjalizowanej jednostce. Stawiając na specjalistów, zapewniamy swojej firmie dostęp do wiedzy, co skutkuje nie tylko rozliczeniem zgodnym z przepisami, ale także możliwością uzyskania dostępu do indywidualnych nieszablonowych rozwiązań, dzięki którym firma może zyskać.

Outsourcing księgowości, czyli dodatkowe korzyści

W obecnych czasach biura rachunkowe działają w 100% online, dzięki czemu firmy mogą zaoszczędzić czas i pieniądze, bo nie muszą jechać na spotkanie z księgową, ani organizować kuriera z dokumentami. Często biura księgowe udostępniają platformy do przesyłania dokumentów, one same przesyłają online raporty czy informacje o podatkach.

Dodatkowo biura rachunkowe często udostępniają platformę do wystawiania faktur, a co za tym idzie, w ramach wydatków na księgowość nie płacimy za zewnętrzną platformę do tego.

Outsourcing usług księgowych w liczbach

Na pytanie, dlaczego warto zlecić outsourcing księgowości, postanowiła odpowiedzieć jedna z firm specjalizujących się w audytach. To w wynikach przeprowadzonych na zlecenie raportu KPMG, sporo dowiadujemy się na temat zdania przedsiębiorców w tym zakresie. 

Wśród biorących udziała w badaniu firm, więcej niż połowa stosuje zlecanie obsługi księgowej firmie zewnętrznej. Jako główną przyczynę wyboru takiej formy obsługi tego obszaru wymieniono mnogość zmian w zakresie podatków, w tym przede wszystkim zmian prawnych związanych z VAT. 

Co ważne, w badaniu wskazano także poczucie bezpieczeństwa, jako jeden z czynników decydujących o outsourcingu tego obszaru. Wartości liczbowe od czasu przeprowadzenia badania w 2018 roku uległy zmianie — udział outsourcingu usług księgowych stale wzrasta. 

Jak wskazują wyniki Badania Grant Thorton w 2021 roku z outsourcingu kadrowo płacowego korzystało już 67% firm. W latach 2021-2022 zaobserwowano zdecydowany wzrost zainteresowania outsourcingiem przez przedsiębiorców.

Nie bez przyczyny to akurat księgowość jest obszarem, który jest najchętniej przekazywany podmiotom zewnętrznym. Zdecydowana przewaga zalet takiego rozwiązania, przekonuje przedsiębiorców do wprowadzenia outsourcingu księgowości. 

Jeżeli chcesz spać spokojnie, powierz prowadzenie księgowości Twojej firmy specjalistom z tego zakresu. Z chęcią odpowiemy na wszystkie pytania, zapraszam do kontaktu z Twoją Księgową.