Wakacje od ZUS

Każdy prowadzący działalność gospodarczą powinien znać pojęcie białej listy podatników. Jest to jedno z kluczowych narzędzi, które umożliwi dokonanie szybkiej weryfikacji kontrahenta. Dlaczego fakt rejestracji numeru konta biznesowego własnej firmy oraz to, by rachunek naszych kontrahentów się tam znalazł, jest tak ważne?

Może Cię zainteresować: KSEF wszystko, co musisz wiedzieć o nowym systemie! [Pytania i odpowiedzi!]

Biała lista podatników VAT co to jest?

Najprościej ujmując biała lista podatników VAT to wykaz podmiotów, które figurują jako zarejestrowane w VAT. Pieczę nad wykazem sprawuje szef Krajowej Administracji Skarbowej. 

Po założeniu rachunku firmowego i podaniu jego numerów do rejestrów publicznych, twój numer rachunku automatycznie znajdzie się w wykazie. Dzięki temu twój kontrahent może sprawdzić twoją firmę, a ty możesz kontrolować wpisy o sobie i swoich kontrahentach.

Białą listę podatników możesz przeszukiwać według różnych kryteriów, mogą to być np. dane osobowe właściciela – imię, nazwisko – w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, czy NIP, nazwa firmy, oraz numer rachunku bankowego. 
W ten sposób uzyskasz dane takie jak m.in.:

• nazwę firmy lub dane przedsiębiorcy (przy JDG), adres
• status, jaki ma wyszukiwany podmiot: czynny podatnik VAT, lub zwolniony podatnik VAT, czy podatnik niezarejestrowany lub wykreślony
• numer KRS
• dane wspólników
• podstawę, która stanowiła przyczynę wykreślenia z listy (jeżeli taki fakt miał miejsce)

W przypadku braku rejestracji do VAT spowodowanej niewielkimi obrotami (przeczytaj o progach podatkowych tutaj: https://twojaksiegowa-mb.pl/limity-podatkowe-2024-co-male-firmy-i-przedsiebiorcy-na-ryczalcie-musza-wiedziec/#Nowe_progi_dla_malych_podatnikow_VAT_PIT_CIT_w_2024) lub gdy odmowa rejestracji podatnika VAT nastąpiła z przyczyn obiektywnych (znaczy to, że decyzja urzędnika została poparta konkretnymi przepisami prawa), lub gdy dokonano wykreślenia z wykazu — informacje dotyczące rachunku rozliczeniowego nie będą widoczne podczas wyszukiwania.

Biała lista podatników sankcje

Warto pamiętać, że stworzenie białej listy podatników ma na celu nie tylko zabezpieczenie interesów przedsiębiorców przez możliwość sprawdzenia kontrahenta, to także obowiązek ciążący na każdym przedsiębiorcy.

Wykonanie przelewu na konto przedsiębiorcy, który nie figuruje na białej liście VAT, może przynieść bardzo poważne konsekwencje dla wykonującego taki przelew.

Kiedy wykonujesz przelew na konto kontrahenta przelew o wartości większej niż 15 000 zł, masz obowiązek sprawdzić, czy numer jego rachunku znajduje się na białej liście VAT. Jeżeli nie dopełnisz tego obowiązku i okaże się, że rachunek twojego kontrahenta na tej liście się nie znajduje, musisz liczyć się z konsekwencjami. 

Co ważne, aktualizacja danych udostępnianych na białej liście podatników następuje codziennie, w dni robocze. Dlatego jednorazowe sprawdzenie statusu swojego kontrahenta może okazać się niewystarczające, najbezpieczniej jest wyrobić sobie nawyk każdorazowego sprawdzania firm, z którymi współpracujesz w dzień wykonywania przelewu.

Co ważne, należy nie tylko sprawdzić nazwę, czy adres firmy, na której konto przekazujesz środki, konieczne jest zweryfikowanie numeru konta, na który dokonujesz płatności, czy konkretnie ten rachunek figuruje na białej liście.

Kiedy wykonasz przelew i nie zweryfikujesz tego, czy jego odbiorca — twój kontrahent figuruje na wykazie i okaże się, że niestety nie znajduje się na białej liście podatników, musisz liczyć się z tym, że nie będziesz mógł zaliczyć kwoty wykonanego przelewu do kosztów uzyskania przychodu. 

Co więcej, będziesz odpowiadał całym swoim majątkiem, proporcjonalnie do wysokości swojej płatności, za niezapłacony podatek VAT, przez tego kontrahenta.

Zasada ta działa w dwie strony, jeżeli przyjmujesz przelewy na kwoty wyższe niż 15 000 zł od swoich kontrahentów, warto co jakiś czas sprawdzać także swój własny status na białej liście podatników VAT. Popełnienie w tym zakresie błędu np. błąd w numerze rachunku, może narazić na sankcje firmy, które z tobą współpracują.

W sytuacji, kiedy już dokonaliśmy przelewu, bez sprawdzenia i po fakcie dowiedzieliśmy się, że to konto kontrahenta nie figuruje na białej liście podatników, ustawodawca pozostawił nam otwartą furtkę, by uniknąć sankcji. 

W takiej sytuacji należy zawiadomić o takim fakcie naczelnika urzędu skarbowego, pod który zgodnie z podziałem administracyjnym podlega sprzedający. Takie zgłoszenie musi zawierać przede wszystkim numer konta, na który dokonaliśmy płatności.

Naszego rachunku nie ma na białej liście VAT, co zrobić?

Kiedy zorientujemy się, że naszego numeru rachunku nie ma na białej liście, warto na spokojnie rozważyć powody, dla których mogło dojść do takiej sytuacji. Oczywiście mogła to być zwyczajna pomyłka. Niekoniecznie musiało dojść do tego z naszej winy, ponieważ do Systemu Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej numer rachunku przekazywany jest przez bank.

Warto też zastanowić się, czy w ferworze codziennych obowiązków nie zapomnieliśmy o zgłoszeniu numeru konta po otworzeniu rachunku firmowego. Można to zrobić online. Należy wtedy jedynie dokonać aktualizacji zgłoszenie CEIDG. Pamiętaj, że masz na to jedynie 7 dni.

Zdarza się także, że przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, dopiero po czasie, kiedy ich obrót przekroczy kwotę 240 tys. zł, zaczynają podlegać obowiązkowi VAT. W takiej sytuacji, jeżeli używają do celów służbowych swojego konta prywatnego, konieczne okazuje się założenie nowego rachunku — tym razem firmowego, niestety część przedsiębiorców o tym zapomina. W takim wypadku konto nie będzie widoczne na białej liście podatników VAT.

W tym przypadku przed wykonywaniem przelewów firmowych warto skorzystać z pomocy wykwalifikowanej księgowej. 

FAQ