Sprawdź, jak założyć firmę i wypełnić wniosek CEIDG-1 krok po kroku [instrukcja]

Zastanawiasz się, czy zakładanie firmy w CEIDG jest trudne? Czy dasz radę sam? Czy potrzebujesz do tego księgowej? Czy musisz poszukać Biura rachunkowego lub doradcy podatkowego?


Formularz CEIDG-1 jest pierwszym dokumentem, z którym spotkasz się podczas zakładania działalności gospodarczej. Ważną informacją jest to, że taki wniosek możesz wypełnić bez wychodzenia z domu — dokument jest dostępny przez Internet. 


Wniosek CEIDG należy wypełnić za wykorzystaniem elektronicznego kreatora wniosku. Kreator nie jest prostym narzędziem, ponieważ zadaje wiele pytań, jednak z naszym radami, dasz radę wygenerować poprawnie wypełniony wniosek. Sprawdź, jak krok po kroku wypełnić CEIDG-1. 

Wypełnianie CEIDG-1 krok po kroku


Logujemy się na stronie biznes.gov.pl (to tzw. Konto Przedsiębiorcy), wybieramy opcję Zarejestruj online w zakładce Moja firma.

Następnie należy podać Dane wnioskodawcy. Jeśli jesteś obywatelem Polski, pola do uzupełnienia to:

  • imię;
  • drugie imię (opcjonalnie);
  • nazwisko;
  • nazwisko rodowe (opcjonalnie);
  • imię ojca;
  • imię matki;
  • PESEL (za jego pomocą formularz sam pobierze płeć i datę urodzenia);
  • miejsce urodzenia.

Numer NIP to pole, które należy uzupełnić, jeżeli znamy już numer identyfikacji podatkowej. Jeśli go jeszcze nie mamy, zostanie on automatycznie nadany i będzie widoczny w wyszukiwarce przedsiębiorców, gdy tylko nasza firma będzie tam widoczna (najczęściej numer widoczny jest już na drugi dzień).

Po nadaniu numeru NIP możemy od razu wypełnić dokument VAT-R i zarejestrować się do VAT (jeśli chcemy to zrobić — domyślnie większość nowych przedsiębiorców jest zwolnionych z takiego obowiązku).

Niezbędnym krokiem jest wybranie pola z informacją o wspólności majątkowej oraz dokumentem tożsamości — w tym przypadku mamy do wyboru trzy opcje: dowód osobisty, paszport lub inny.


Następnie przechodzimy Dalej i uzupełniamy pola na temat Adresu zamieszkania (nie zameldowania). Kolejno, klikamy Dodaj nowy adres i wypełniamy formularz. Pole oznaczone nazwą: opis nietypowego miejsca jest elementem, który możemy zignorować.

Dane Firmy są następnym krokiem. Zaczynamy od nazwy. Mamy tutaj od razu podpowiedź, że przynajmniej pełna nazwa firmy musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy — można ją jednak uzupełnić o dodatkowe określenie np. ABC Jan Kowalski. 

 

Nazwa skrócona to może być nasze imię i nazwisko (Jan Kowalski), jeśli nie zdecydowaliśmy się na dodatkowe określenie albo samo dodatkowe określenie (ABC).

Data rozpoczęcia działalności może być późniejsza niż data złożenia wniosku. W praktyce warto nie rozpoczynać działalności od 1-szego dnia miesiąca, jeśli to Twoja pierwsza firma i przysługuje Ci mniejszy ZUS przez pierwsze 2,5 roku jej prowadzenia (zyskujesz 1 miesiąc najniższych składek). 

 

Pole pt. Przewidywana liczba pracujących — osobą pracującą jest również sam przedsiębiorca, więc należy w tym miejscu wpisać co najmniej liczbę 1. Należy również pamiętać, aby wypełnić pole w ten sposób, aby poinformować o planowanej liczbie pracowników.

Kolejnym elementem do wypełnienia jest Numer REGON (jeśli posiadamy), podczas otwierania pierwszej działalności gospodarczej nie będziemy go mieli, ale podobnie jak w przypadku numeru NIP, zostanie on automatycznie nadany i będzie widoczny w wyszukiwarce przedsiębiorców, gdy tylko nasza firma będzie tam widoczna.

 

Podanie danych kontaktowych firmy jest dobrowolne. Trafią one do baz Urzędów i ZUS-u. Naszą rekomendacją jest pozostawienie numer telefonu, ponieważ czasami udaje się wyjaśnić coś z Urzędem zdalnie, bez potrzeby przyjeżdżania na wezwanie. 

 

W tym miejscu też decydujemy, czy chcemy upublicznić te dane w bazie CEIDG. W tym przypadku polecamy zaznaczenie NIE, ponieważ jest to element bardzo chętnie wykorzystywany przez handlowców i telemarketerów, którzy będą próbowali się dodzwonić w celach marketingowo-sprzedażowych. 

 

Kolejnym elementem do wypełnienia są Rodzaje działalności, czyli tzw. Kody PKD. Wyszukiwarkę do nich znajdziesz pod tym linkiem. Musisz wybrać przeważający rodzaj działalności – w praktyce należy dokonać wyboru działalności, która, wg Ciebie powinna generować największe zyski. 

 

Kreator CEIDG posiada całkiem wygodną wyszukiwarkę, w której znajdziemy kod PKD naszej działalności wpisując właściwe słowo lub kod cyfrowy (jeśli znamy), następnie zaznaczamy pole obok zaproponowanego kodu i każdorazowo klikamy Zapisz.

Adres do doręczeń — przedsiębiorca musi posiadać prawo do lokalu, który znajduje się pod wskazywanym adresem. Dla ułatwienia kreator podpowiada wprowadzony już adres zamieszkania, lecz można też podać inny.

 

Kolejnym etapem formularza jest Miejsce wykonywania działalności gospodarczej. W tym polu należy uzupełnić informacje na temat adresu sklepu, biura, oddziału lub innego miejsca, w którym będziemy prowadzić działalność. 

 

Można podać jedno miejsce lub miejsce główne oraz miejsca dodatkowe. Istnieje również opcja pt. Nie mam stałego miejsca… – przydaje się, gdy miejsce nie jest stałe lub działasz głównie u klienta albo w Internecie. Adres do celów podatkowych to Twój adres zamieszkania.

 

Przechodzimy do Ubezpieczenia społecznego. W tym miejscu zaznaczamy tylko gdzie jesteśmy ubezpieczeni: ZUS, KRUS lub za granicą. Data powstania obowiązku opłacania składek do ZUS to ta sama data co w polu Data rozpoczęcia działalności.

 

Wybieramy Urząd Skarbowy, do którego będziemy przesyłać deklaracje, czyli urząd właściwy dla adresu zamieszkania (nie zameldowania, ani prowadzenia działalności). Urząd wyszukujemy z gotowej listy.

 

Klikamy Dalej i pojawia się Dodatkowe dane we wniosku CEIDG. Właściwie możemy już skończyć, ale jeszcze jest kilka opcji. Oczywiście proponujemy wybrać Chcę kontynuować…, aby załatwić jak najwięcej formalności za jednym razem, zamiast później odwiedzać US, ZUS-u itp.

 

Zaczynamy od Zgłoszenia do ZUS. Zaznaczamy Tak, a następnie, że Zgłoszenie dotyczy przedsiębiorcy (możesz zgłosić się też papierowo lub przez PUE ZUS, ale pamiętaj, że jest na to 7 dni od daty rozpoczęcia działalności). 

 

Można dodatkowo zaznaczyć, że zgłaszamy także pracowników oraz członków rodziny. W tym ostatnim przypadku chodzi o zgłoszenie ich do ubezpieczenia zdrowotnego, aby mogli korzystać z publicznej służby zdrowia (to tzw. wniosek ZUS ZCNA). I teraz Rodzaje obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, gdzie mamy dwie opcje:

  • Formularz ZUS ZZA — ubezpieczenie zdrowotne — wybieramy, gdy pracujemy dodatkowo na etacie lub chcemy skorzystać z ulgi na start.
  • Formularz ZUS ZUA — ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne — wybieramy we wszystkich pozostałych przypadkach. 

Jeśli masz wątpliwości, który formularz wybrać — skontaktuj się z naszą Księgową.

 

Zgłoszenie do obowiązkowego ubezpieczenia. Tutaj w zależności od wybranego formularza (ZZA lub ZUA), pojawią się opcje do wyboru.

 

Musimy także wpisać Kod tytułu ubezpieczenia (szereg cyfr określający kim jesteśmy i na jakich zasadach chcemy być zarejestrowani w ZUS). Kod też mówi, czy i jaką ulgę wybieramy. Ulgi możliwe do wyboru to: 

  • Ulga na start;
  • Składki preferencyjne;
  • Mały ZUS;
  • brak ulgi. 

W zależności od Twojej sytuacji wybierasz czy jesteś:

  • emerytem/rencistą, 
  • osobą niepełnosprawną.

 

Na końcu wybierasz kod wykonywanego zawodu, który możesz znaleźć tu – WYSZUKIWARKA KODU ZAWODU.

 

Jak już mamy wypełniony druku ze zgłoszeniem do ZUS to czas na wypełnienie informacji na temat podatku.

Jaki podatek wybrać przy zakładaniu działalności?


W oknie z pytaniem, czy chcemy złożyć informację na temat wyboru formy opodatkowania, wybieramy Chcę złożyć teraz. Formy opodatkowania dostępne do wyboru, to:

  • Podatek na zasadach ogólnych (pierwsze 30 tys. zwolnione z podatku, od 31 tys. do 120 tys. podatek 12%, powyżej kwoty 120 tys. podatek 32%);
  • Podatek liniowy (19%);
  • Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (w zależności od charakteru działalności opodatkowanie wynosi od 2% do 17%).

Dokumentacja rachunkowa to następna sekcja. Prowadzenie ksiąg rachunkowych (tzw. pełnej księgowości) jest konieczne głównie w Spółkach nie przy zakładaniu jednoosobowej działalności gospodarczej – zatem zaznaczamy opcję Nie (oczywiście masz prawo do wybrania i takiej opcji, jeśli tylko chcesz, ale pamiętaj, że wiąże się to z wyższymi kosztami i formalnościami, dlatego zwykle się tego nie wybiera). Jednoosobowe działalności gospodarcze wybierają zwykle:

 

  • Księga Przychodów i Rozchodów – dla zasad ogólnych i podatku liniowym.
  • Ewidencja przychodów – dla ryczałtu.

Przy pytaniu, Kto będzie prowadził dokumentację rachunkową, należy odpowiedzieć Biuro rachunkowe lub Samodzielnie. 

 

Następnie wskazujemy Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej (wpisujemy adres faktycznego przechowywania dokumentacji papierowej, nawet jeśli to będzie dom byłej teściowej).

Zgłoszenie o rejestrację VAT


Jeśli na początku wniosku znaliśmy i wpisaliśmy nr NIP to mamy też możliwość wyboru Zgłoszenia o rejestrację VAT. Jeśli nie miałeś nr NIP, a chcesz lub musisz być zarejestrowany do VAT, to musisz poczekać, aż nr NIP pojawi się w CEIDG w danych Twojej firmy, wypełnić formularz zgłoszeniowy VAT-R i złożyć go do swojego Urzędu Skarbowego przed pierwszą transakcją sprzedaży.

W tym miejscu masz pytanie, Czy chcesz być czynnym podatnikiem VAT. Dostępne są trzy opcje do wyboru:

 

  • Chcę wypełnić zgłoszenie teraz.
  • Dokonam zgłoszenia później.
  • Nie muszę się rejestrować do VAT (większość zaznaczy tę opcję).

Następnie należy wybrać Rejestracja podatnika VAT.

W polu Podatnik zwolniony z VAT wybieramy NIE, a następnie przechodzimy do Tytuł obowiązku podatkowego. Jest tu bardzo dużo możliwości, ale to, co jest najważniejsze dla osoby otwierającej firmę, to jest pozycja 32. Podatnik rezygnuje lub zrezygnował ze zwolnienia podmiotowego (domyślnie każda nowa działalność jest zwolniona i aby stać się „vatowcem”, trzeba z tego zwolnienia zrezygnować). 

 

Trzeba też podać Datę rozpoczęcia tytułu obowiązku podatkowego. W tym miejscu najlepiej wstawić datę rozpoczęcia działalności.

 

Następnie są pola dla sekcji Obowiązek podatkowy u małych podatników. Chodzi o tzw. metodę kasową. Większość zaznacza w tym miejscu Nie, bo ta metoda jest kłopotliwa i często dodatkowo płatna u księgowych. 

 

Dalej w polu Szczególne procedury klikamy Nie dotyczy (są to opcje zarezerwowane dla np. taksówkarzy).

 

 

Następnie jest sekcja Informacja o transakcjach wewnątrzwspólnotowych (VAT UE). Mamy tu opcje „chcę” lub „nie chcę”. Zaznaczamy „Chcę”, gdy planujemy współpracować z kontrahentami zagranicznymi w ramach Unii Europejskiej. Jeśli nie planujesz takich zdarzeń, to nie musisz się rejestrować do VAT UE. 

 

W kolejnym kroku wybieramy Rodzaj składanych deklaracji VAT. W tym przypadku dostępne są trzy opcje:

 

  • miesięczna deklaracja VAT – należy wybrać, gdy rozpoczynasz działalność;
  • VAT-8 – gdy nie jesteś vatowcem, ale kupujesz towary lub usługi z UE;
  • VAT-12 – dla taksówkarzy opodatkowanych ryczałtem.

Musimy też wskazać  Okres, za który będzie złożona pierwsza deklaracja podatkowa. Jeśli zgłaszamy się do VAT np. od 2 listopada, to wybieramy listopad danego roku. 

 

 

Informacje o zgłoszeniu rejestracyjnym podatnika VAT – tu znajdziesz listę Urzędów Skarbowych, na której należy wybrać swój (czyli urząd właściwy dla miejsca zamieszkania). 

 

Na końcu możesz zdecydować, czy chcesz otrzymać potwierdzenia rejestracji do VAT — kosztuje to 170 zł, i właściwie nie jest do niczego potrzebne, bo zarejestrowani płatnicy VAT widnieją w internetowym Wykazie podatników VAT (tzw. biała lista VAT), gdzie każdy może taką rejestrację potwierdzić.

 

Rejestrację do VAT już masz za sobą, teraz pojawia się prośba o podanie numerów Rachunków bankowych. Podanie informacji o osobistym rachunku bankowym nie jest obowiązkowe, a konta firmowego przy zakładaniu firmy jeszcze się nie posiada – dlatego zwykle idziemy Dalej i uzupełniamy tę informację później, składając wniosek aktualizacyjny (gdy już się założy konto firmowe). 

 

Na ten rachunek będą wpływały ewentualne zwroty nadpłaty podatku dochodowego. Należy podać rachunek, którego jest się właścicielem lub współwłaścicielem. 

 

Na końcu znajdziemy Pełnomocnictwa, które przy tej okazji możemy udzielić i Oświadczenie o braku zakazu prowadzenia działalności oraz o posiadaniu prawa do nieruchomości, których adresy zostały podane (przy rejestracji VAT prawo do lokalu może być potwierdzane przez Urząd Skarbowy).

 

Informację o zawieszeniu wykonywania działalności wybieramy Nie. Urzędem odbierającym wniosek CEIDG-1 jest Ministerstwo Rozwoju i Technologii — to on prowadzi rejestr CEIDG — informacja o ministerstwie powinno sama się pojawić. 

 

Mamy już wypełniony formularz CEIDG-1 na stronie biznes.gov.pl (na tzw. Konto Przedsiębiorcy), teraz należy go podpisać. Aby podpisać dokument, możemy skorzystać z poniższych opcji:

  • wydrukowanie, podpisanie ręczne i wysłanie/zaniesienie do Urzędu Gminy;
  • wyrobienie Profilu Zaufanego (tzw. ePUAPU) i podpisanie nim formularza;
  • podpisanie podpisem elektronicznym (tzw. kwalifikowanym), jeśli taki posiadamy (jako jedyny jest płatny).

Założenie Profilu Zaufanego (tzw. ePUAPU) jest często możliwe przy pomocy bankowości internetowej bez wychodzenia z domu.

 

 

Wpis do CEIDG jest darmowy!


Założenie działalności gospodarczej w CEIDG, a więc wpis do CEIDG, to działanie, które jest kompletnie wolne od opłat. Warto wiedzieć, że już na samym wniosku CEIDG-1 na pierwszej stronie jest informacja o tym, że CEIDG jest bezpłatna. 

 

Warto wiedzieć, że również składanie wniosków aktualizujących CEIDG-1 (w związku ze zmianą danych) jest również działaniem bezpłatnym. 

 

Obecnie na rynku jest popularny pewien precedens, który polega na informowaniu osób, które dopiero założyły firmę, że muszą uiścić pewną opłat. Oszuści próbują podszyć się pod ewidencje CEIDG i wyłudzić pieniądze za wpis. 

 

Dane Twojej firmy są jawne stąd wiedzą, że ją otworzyłeś. Nie odpowiadaj na tego rodzaju powiadomienia czy telefony i nie płać za wpis do żadnej ewidencji przedsiębiorców!

 

Potrzebujesz pomocy w wypełnieniu wniosku o założenie działalności gospodarczej w CEIDG? Umów się na rozmowę z biurem księgowym — oferujemy pomoc przy zakładaniu firmy. Posiadamy doświadczenie w wypełnianiu wniosków, a także w doradztwie podatkow​​ym. Czekamy na Twój kontakt!