Koszty w firmie — co można gdy jest się na KPIR

Stojąc na czele firmy i decydując się na prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPIR) przedsiębiorca, zyskuje prawo do odliczenia kosztów. Jest to jednak temat, który wzbudza wiele kontrowersji, wątpliwości oraz sprawia wiele kłopotów na różnych płaszczyznach. Koszty prowadzenia działalności gospodarczej są różne, dlatego prawidłowe sklasyfikowanie pozycji możliwych do odliczenia, wielu prowadzącym działalność przynosi sporo problemów.

Ewidencja kosztów w KPiR

Na mocy ustawy, także prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą koszty, mogą zostać przez przedsiębiorcę odliczone, wszystko zależne jest od wyboru sposobu opodatkowania. Przychód jest różnicą kwoty, jaką otrzymamy po odjęciu od dochodu wartości  poniesionych kosztów. Dlatego ich wykazanie i uwzględnienie w KPiR jest bardzo ważne i korzystne dla przedsiębiorcy.

Pomniejszenie dochodu o koszty, realnie obniża wartość należnego do zapłaty podatku. Ewidencja kosztów wymaga przedstawienia w danej pozycji w KPiR dokumentu potwierdzającego jej poniesienia. Zastosowanie ewidencji kosztów wiąże się z ich odpowiednią klasyfikacją, konieczne jest umieszczenie danej pozycji we właściwej kolumnie dokumentu.

Księgowane w KPiR koszty dzieli się na poszczególne kategorie, do głównych zaliczyć można:

  • zakupu materiałów
  • koszty dodatkowe np. transportu, czy wyładunku
  • wydatki pozostałe obejmujące np. czynsze, rachunki za media, paliwo itd.

Dokumentowanie kosztów w KPiR

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów możliwe jest dwojako – elektronicznie i papierowo. Możliwość wyboru jednak jest ograniczona czasowo, od 2026  (albo 2027 roku w zależności od tego, czy jesteśmy, czy nie płatnikiem VAT), wyboru już nie będzie.

Płatnicy VAT od 2026 roku, a pozostali płatnicy od 2027 roku będą już zobligowani ustawowo do prowadzenia KPiR w wersji elektronicznej.  Dokumentowanie kosztów w KPiR wymaga umieszczenia dokumentu takiego jak faktura, rachunek, faktura VAT RR (dokument, który wystawia się w przypadku nabycia płodów rolnych, w takiej transakcji bierze udział rolnik, który rozlicza się ryczałtem), czy dokument celny w tabeli.

Ustawodawca daje jednak możliwość dodatkowego poświadczenia kosztów, np. poprzez utworzenie dowodu wewnętrznego poniesienia kosztów delegacji.

Jakie wydatki można zaliczyć do KPiR? Działalność gospodarcza koszty

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarcza koszty, jakie można zaliczyć do tych, które przyniosą korzyść podatkową, jest naprawdę wiele. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie zakupy, jakie zrobi przedsiębiorca, mogą się do tej grupy zaliczyć. Co do zasady najogólniej można przyjąć, że jako koszt można uznać takie wydatki, które umożliwiły uzyskanie przychodu albo miały służyć zabezpieczeniu źródła przychodu.

Warto pamiętać, że istnieją wyłączenia, wydatki, których nie można zaliczyć do katalogu zawartego w KPIR, nawet jeżeli założenia ogólne spełniają, znaleźć je można w tekście ustawy PIT Dz.U.2024.226 t.j w Art. 23,.  Zgodnie z brzmieniem tekstu, jako kosztów nie można zaliczyć np. podatków, kar umownych naliczonych np. za nieterminowe, czy wadliwe wykonanie usługi, czy nabycia gruntu.

Najprościej mówiąc, każdy koszt poniesiony w ramach prowadzenia działalności powinien być powiązany z uzyskaniem przez przedsiębiorstwo dochodu. Najbardziej oczywistym przykładem może tu być np. zakup abonamentu telefonicznego, dzięki któremu przedsiębiorca ma możliwość przedstawienia swojej oferty klientowi, umówienia z nim spotkania, czy np. zamówienia niezbędnego do realizacji usługi towaru.

Co może być kosztem uzyskania przychodu?

Każdy prowadzący firmę powinien dowiedzieć się, co to są koszty uzyskania przychodu, ponieważ  często w dużej mierze umiejętność ich klasyfikacji i uwzględnienia, znacząco wpływa na uzyskany dochód.

Lista rzeczy, które można uznać za koszty uzyskania przychodu, jest długa. Warto zauważyć, że w zależności od charakteru działalności katalog akceptowalnych przez fiskusa kosztów różni się od siebie.

Częściowo podobne koszty będzie miał salon kosmetyczny i firma spawalnicza np. koszty lokalu, strony internetowej, jednak jeżeli chodzi o zakup towarów, czy narzędzi do pracy, tutaj mówimy o całkiem różnych produktach. Mimo wielu pozycji na  liście wykluczeń, czyli pozycji, których nie można uznać za koszty uzyskania przychodów, spis tych, które za koszt uznać można, jest zdecydowanie dłuższy.

Lista tego, co można wrzucić w koszt, jest naprawdę obszerna, warto więc zawsze pamiętać, by dokonując zakupów na potrzeby firmy prosić o wystawienie faktury. Nawet w przypadku wątpliwości, czy dany zakup może zostać uznany za koszt, warto tę fakturę, czy rachunek wziąć i w najgorszym razie nie sklasyfikować go w KPiR.

Koszt uzyskania przychodu przykłady – najlepiej rozważać ten problem w sposób praktyczny. Żeby dowiedzieć się, co wchodzi w koszty uzyskania przychodu najlepiej posłużyć się przygotowaną infografiką.

W przypadku kosztów związanych z wyjściem z klientem do restauracji, czy skorzystaniem z cateringu na bankiecie firmowym, warto postępować roztropnie. Najlepszym rozwiązaniem w takich przypadkach jest prowadzenie skrupulatnych notatek. Warto zapisać z kim było spotkanie, zanotować nazwę firmy, z której przedstawicielami spotkanie się odbywało.

Istotne jest także to, że tym, co można odliczyć od podatku dochodowego, jest koszt utrzymania biura, nawet jeżeli znajduje się ono w miejscu zamieszkania. Co więcej, zasada ta dotyczy także lokali bez wyodrębnionego miejsca na biuro. Ten aspekt od zawsze budził wiele wątpliwości i kontrowersji. Wszystkie je wyjaśniła interpretacja podatkowa, która dopuszcza taką możliwość.

Co nie stanowi koszty uzyskania przychodu w firmie?

W praktyce bardzo wiele osób rozważa zakup samochodu „na firmę”, warto więc wiedzieć, że pojazd można wciągnąć do środków trwałych przedsiębiorstwa. Co ważne, to dopiero odpisy amortyzacyjne stanowią tę część, którą można zaliczyć do kosztów. 

Dokonując zakupu samochodu, nie możemy zakwalifikować go jako kosztu, jak np. w przypadku zakupu papieru ksero. Ujęcie środka trwałego w wykazie, umożliwi stopniowe zaliczenie go w poczet kosztów poprzez odpisy amortyzacyjne.

Można więc powiedzieć, że tego rodzaju zakup stopniowo jest rozliczany, warto wziąć pod uwagę, że dzieje się to w dłuższej perspektywie czasu, najczęściej trwa lata. Wszelkie grzywny i kary pieniężne nie mogą być zaliczone jako koszty działalności. Podobnie wygląda sytuacja, jeżeli chodzi o wszelkiego rodzaju kary umowne, czy odszkodowania, które są wynikiem wad, czy zaniedbań przedsiębiorcy – tutaj jednak możliwe są odstępstwa.

Prawidłowa dokumentacja kosztów

Dokumentowanie powstałych kosztów nie jest proste, konieczne jest tu posiadanie w tym zakresie wiedzy z dziedziny prawa podatkowego. Prowadzenie KPIR (Księgi Przychodów i Rozchodów) wymaga skrupulatności, dokładności i systematyczności.

Każdy koszt powinien zostać wprowadzony do księgi, przed tym należy się jednak upewnić, czy dana pozycja może zostać do tej kategorii zaklasyfikowana. Warto to robić regularnie, ponieważ wiele dokumentów wymaga sporządzenia dodatkowych notatek, a niestety pamięć ludzka po pewnym czasie bywa zawodna.

Jak wspomniałam z punktu widzenia księgowej, idealnie kiedy przedsiębiorca, nawet jeżeli nie jest pewny, czy daną usługę, czy zakup można zaliczyć do kosztów, mimo wszystko weźmie fakturę. Wykwalifikowana księgowa doradzi i podpowie, czy możliwe jest uznanie tej pozycji jako kosztu. Samo pobranie faktury nie jest równoznaczne z uwzględnieniem jej po stronie kosztu. Faktura, rachunek, który ma zostać zaksięgowany, musi być sporządzony w określony sposób.

Prawidłowa dokumentacja kosztów budzi wiele wątpliwości nie tylko, jeżeli chodzi o zasadność uznania pozycji za koszt, ale także, jeżeli chodzi o datę ich uwzględnienia. Bardzo często data wystawienia faktury, data wykonania usługi i dzień otrzymania zapłaty to trzy różne daty. Podatnicy w tym względzie także mają problem, jeżeli chodzi o to, z jakim dniem umieścić pozycję w KPiR.

W zależności od zaistniałej sytuacji daty księgowania zgodne z przepisami mogą być różne (np. w przypadku dostawy towaru przed dniem wystawienia faktury, datą wiążącą jest data dostawy, jeżeli jednak pierwszą datą było sporządzenie faktury, a dostawa nastąpiła później, datą uwzględnianą jest ta z faktury).

Koszty księgowe jako koszt uzyskania przychodu

Zaliczanie różnych wydatków jako kosztów warto robić rozsądnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami – przede wszystkim ustawami, ale warto także mieć na uwadze bieżące interpretacje podatkowe.

Ze względu na niejednoznaczność przepisów podatkowych w zakresie kosztów, możliwości zaliczenia lub nie, określonych pozycji jako kosztów uzyskania przychodu, jest trudna, a konsekwencje podjęcia niewłaściwej decyzji mogą sporo kosztować. Warto w zakresie prowadzenia księgowości zaufać doświadczonej księgowej. Jak wskazano w artykule część pozycji może zostać do kosztów zaliczona, jednak istnieją co do tych zasad wyjątki lub ograniczenia.

Jednoznaczne określenie tego, czy daną pozycję można w katalogu kosztów umieścić, czy nie, bywa wątpliwe. Bezwzględnie w tym zakresie wymagana jest znajomość przepisów podatkowych oraz bieżące śledzenie interpretacji podatkowych, które wiele niejasności klarują. Co więcej, koszty księgowe wystawione na fakturze, także można zaliczyć na poczet wydatków pomniejszających dochód firmy.

Przepisy podatkowe są zawiłe i skomplikowane. Niewłaściwa ich interpretacja może skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami. Nie warto więc ryzykować problemów z urzędem skarbowym i samodzielnie nie posiadając odpowiedniej w tym zakresie wiedzy, decydować, czy daną pozycję można zaliczyć jako koszt, czy nie. Jeżeli potrzebujesz porady – skontaktuj się z biurem rachunkowym Twoja Księgowa!

Nazywam się Magdalena Budniewska i jestem właścicielką biura rachunkowego Twoja Księgowa. Doświadczenie praktyczne zdobywałam od pierwszego roku studiów – w małych i dużych firmach. Ukończyłam studia licencjackie z Ekonomii na Akademii Finansów i Biznesu Vistula, a następnie magisterskie z Rachunkowości i Finansów na Uniwersytecie Warszawskim, kolejne kursy, godziny w ustawach, uzyskanie Certyfikatu Ministerstwa Finansów na usługowe prowadzenie ksiąg i rozpoczęcie procesu na uzyskanie tytułu Biegłego Rewidenta.